BAFA, explained: the German advisory subsidy for your Odoo project.
BAFA is a real, established programme that pays back a share of what you spend on qualified business advisory. For a German-registered SME, that includes the Odoo advisory we do: the Diagnoza audit and the guidance to select, scope and roll out your ERP. This page explains the programme in plain English, what it is, who qualifies, how much comes back by Bundesland, and the one rule that trips most people up, so you know exactly where you stand before you book a consultation.
The order decides everything: first the BAFA application, then the advisory contract. Talk to us before you sign anything, with us or with anyone else. You may qualify, subject to the official BAFA rules and your Bundesland. The award is BAFA's decision. We never guarantee funding. What we do guarantee is that, as a zugelassener BAFA-Berater, we prepare and handle the paperwork.
What BAFA actually is, in one honest paragraph.
BAFA is short for Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, the German Federal Office for Economic Affairs and Export Control. It runs a subsidy programme called Förderung unternehmerischen Know-hows, the promotion of entrepreneurial know-how. The idea is straightforward: German taxpayers co-fund part of the cost of professional advisory for small and medium enterprises, because well-advised companies grow faster, hire more people and pay more tax. The mechanic is equally simple. You pay the adviser the full fee. BAFA reimburses a share of that fee, a flat 50 or 80 percent depending on your Bundesland, paid back to your account after the advisory is completed, documented and closed. It is a grant, not a loan: nothing to repay.
One rule matters more than any other: the application is submitted before you sign the advisory contract. A contract signed before the application makes that exact project, as a rule, no longer fundable; there is no retroactive funding. We cover this in full below.
The rate depends on where your company is registered.
Two things set the amount: which Bundesland your company sits in, and how many BAFA consultations you have already used this calendar year. Here is the honest range, not a single flattering number.
| Region | Bundesländer | BAFA rate | Max reimbursed per consultation | Max per year (2 consultations) |
|---|---|---|---|---|
| General rate (incl. Berlin) | Berlin and every Bundesland without a raised rate | 50 percent | ~1,750 EUR | ~3,500 EUR |
| Specific structurally weak new Bundesländer | only specific structurally weak new Bundesländer, never Berlin | up to 80 percent | up to ~2,800 EUR | up to ~5,600 EUR |
Read the numbers honestly. Berlin and the general rate are a flat 50 percent, that is the number most companies work with. The higher rate, a flat 80 percent, applies only to specific structurally weak new Bundesländer and never to Berlin. So BAFA reimburses either a flat 50 or a flat 80 percent depending on your Bundesland, two flat rates rather than a sliding scale. On a 3,500 EUR audit, that means roughly 700 or 1,750 EUR of net cost to you after subsidy, not a promise. The full worked example is further down.
| Times used this calendar year | Remaining slots | Max qualified cost | Max reimbursed (up to 80) | Max reimbursed (50) |
|---|---|---|---|---|
| 0 (first time) | 2 consultations | ~7,000 EUR | up to ~5,600 EUR | ~3,500 EUR |
| 1 | 1 consultation | ~3,500 EUR | up to ~2,800 EUR | ~1,750 EUR |
| 2 | none | 0 | not eligible | not eligible |
Companies registered for less than two years fall under the Gründungsberatung rules and can apply for at most one consultation per year, regardless of Bundesland. If that is you, use the single consultation strategically, the Diagnoza audit is a strong use of it, because it maps the whole business before you commit to a build.
Application first. Contract second. Never the other way around.
This is the single most expensive mistake in the whole process, and it is entirely avoidable. Your BAFA application must be submitted before you sign the advisory contract (the Beratervertrag) and before any advisory work begins. That order is part of the programme rules, not our caution: a contract signed before the application makes that exact project, as a rule, no longer fundable, because there is no retroactive funding. This is precisely why we structure the engagement so the paperwork comes first and the work comes second. As your zugelassener BAFA-Berater, we prepare and submit the application, and nothing is signed until BAFA's written reply to it is on the table.
The order that gets funded: check eligibility, then apply, then wait for BAFA's written reply, then sign, then build. We handle the paperwork; you provide one signature and the basic company information.
Most German-registered SMEs qualify. Here is the honest checklist.
What decides eligibility is where the company is registered and how it is structured, not the nationality of the owner. Polish founders running a German GmbH or UG apply on exactly the same terms as any German company.
- Registered in Germany: the company must be registered in the Federal Republic.
- An SME: under 250 staff (FTE) and under 50 million EUR annual net revenue.
- Eligible legal form: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, AG, OHG, KG, Einzelunternehmen, Freiberufler.
- Not in insolvency proceedings (Insolvenzverfahren).
- Project not yet started: the advisory contract is not signed before the application is submitted.
- Pure business consultancies (Unternehmensberater): the sector itself is excluded as a beneficiary.
- Lawyers and notaries, in the practice of the legal profession.
- Grant and subsidy-acquisition advisers: a conflict of interest with the programme.
- Independent insurance advisers.
- Non-profits and associations (Verein), charitable organisations.
- Public bodies (Körperschaft des öffentlichen Rechts).
- Primary agricultural production as the main activity.
| Legal form | Eligible | Note |
|---|---|---|
| GmbH | Yes | Standard eligibility |
| UG (haftungsbeschränkt) | Yes | Standard eligibility |
| GmbH & Co. KG | Yes | Standard eligibility |
| AG | Yes | Standard eligibility |
| OHG / KG | Yes | Standard eligibility |
| Einzelunternehmen / Freiberufler | Yes | Eligible unless in an excluded sector |
| Verein (association) | No | Non-profit is excluded |
| Public body | No | Körperschaft des öffentlichen Rechts |
Some regulated professions (for example physiotherapists, midwives, doctors, Heilberufe) can use BAFA only for advisory not directly tied to practising the profession, for example digitalising practice administration or a patient-management system. Scope is what decides it. If you are in a regulated or borderline sector, talk to us before you apply so we can check your specific case.
Note on the consultancy exclusion: a pure Unternehmensberatung cannot be a BAFA beneficiary. If your own company sells business consulting, digitalising your internal operations and systems may still qualify, but the sector rule is strict. We check this before any application, we do not let you sign into a rejection.
Here, BAFA funds the Odoo advisory. Not a website. Your operations.
This is the part that is different from every other BAFA page you may have seen. We do not use your BAFA budget on a website, SEO, or social media. We use it on the advisory that fixes how your business runs: the diagnosis of where it leaks, and the guidance to select, scope and roll out an ERP that closes the leak. Below is exactly what sits inside the BAFA scope with us.
- The Diagnoza audit: the paid Growth Constraint Diagnosis and 39-KPI scan across 7 dimensions that measures where your business actually breaks and locks the scope of the project.
- Process digitalisation advisory: mapping current-state processes and defining how they move from spreadsheets, email and disconnected apps to one connected system.
- ERP and CRM selection and rollout guidance: which modules, in what order, at what cost, and how to implement them without ripping and replacing later.
- Production and MRP advisory: work centers, bills of materials, routing, and how the shop floor, inventory and orders finally see each other.
- Process and sales optimisation: pipeline structure, quote-to-invoice flow, throughput and where capacity is lost.
- The locked, sequenced implementation roadmap: the defined scope, itemized budget, baseline KPIs and phased timeline that a BAFA application needs, produced as a byproduct of the audit.
- Websites, web design and web development.
- SEO and local-visibility work.
- Social media, content production and advertising campaigns.
- Software licences and hardware purchases (BAFA funds the advisory about systems, not the licences themselves).
What BAFA funds here: the Odoo advisory for your operations: process digitalisation, ERP and CRM selection and rollout, production and MRP, process and sales optimisation. BAFA funds the advisory itself, not the website and marketing execution listed above.
BAFA funds advisory: analysis, recommendations, strategy and implementation guidance, not pure execution in isolation. An Odoo project naturally combines the advisory element (diagnose, select, scope, guide the rollout) with a delivery element, and the way the scope is defined and documented decides eligibility. That is exactly the part we handle. We define the scope so the advisory content is clear and the application is clean. Talk to us before applying so the scope is right the first time.
From decision to reimbursement, without the German bureaucracy landing on you.
Zugelassener BAFA-Berater is not a sales title, it is a role in the procedure: without the accreditation an application has no chance, with it the adviser carries the paperwork. We carry it. Your side is one signature and the basic company information. Here is the honest order of events.
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1
Check eligibility.
We confirm your SME status, Bundesland, employee count and BAFA history, and tell you plainly whether you may qualify and roughly what may come back. No obligation. And the one rule applies from minute one: nothing is signed yet, with anyone.
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2
Apply, before anything is signed (the critical step).
On the strength of the planned Odoo advisory scope, we prepare and submit the formal BAFA application. Your side is one signature and the basic company details. We handle the rest of the paperwork and the submission. Nothing is signed and no work begins before the application is in and BAFA has replied.
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3
BAFA reviews the application and replies in writing.
BAFA reviews the application. The programme does not publish a fixed processing time, so we do not invent one; the duration depends on the office and the volume of applications. As a rule, the next step waits until BAFA's written reply is on the table.
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4
Sign the Beratervertrag and start.
Now, in the right order, you sign the advisory contract and receive the invoice. The project can begin.
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5
Run the advisory project.
The real work happens here: the Diagnoza audit, the process and ERP diagnosis, the module selection and sequencing, the production and process guidance, the locked roadmap. The delivery timeline is agreed in the contract.
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6
Submit the closing documentation (Verwendungsnachweis).
After the work is complete, we prepare the documentation of what was delivered. You confirm it with a signature and provide proof the invoice was paid. We deliver the complete file to BAFA.
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7
Reimbursement lands.
After a positive review, BAFA transfers its share directly to your account. You paid the adviser first; BAFA pays back its share after.
You spend first. BAFA reimburses after.
The order is always: you spend first, BAFA reimburses after. Neither the audit nor the implementation is paid up front by BAFA. That is not a catch, it is the reason a locked, costed audit matters: you walk in knowing your real net exposure before you commit, not guessing at it. A flat 50 or 80 percent by Bundesland, a share, after spend, subject to the official rules, never guaranteed.
We prepare and handle the application and the closing file. The award is BAFA's decision. We never guarantee it.
What the 3,500 EUR audit actually nets you, by Bundesland.
The Diagnoza audit is 3,500 EUR net. It qualifies as Unternehmensberatung and is BAFA-eligible for a German SME. Here is the worked range, both ends, so there is no single flattering number doing the talking. You can redo the math yourself: the fee times your Bundesland's rate is the reimbursement, the rest is your net cost.
So the audit nets roughly 700 or 1,750 EUR depending on your Bundesland: a flat 80 percent reimbursement in specific structurally weak new Bundesländer, or a flat 50 percent elsewhere, including Berlin. Two flat rates, not a single fixed net figure, and the award is always BAFA's decision.
And the fee works twice. It credits toward your Odoo build, so it is the first payment on the system, not an extra cost. And its output, the defined scope, itemized budget, KPI baseline and timeline, is exactly what the BAFA application needs. One fee, two assets, then the subsidy lowers the net on top.
A few honest words. This page explains BAFA (Förderung unternehmerischen Know-hows, run by the Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) and is informational; it does not replace the official BAFA guidelines on bafa.de. Rates vary by Bundesland: Berlin and the general rate are 50 percent, and a flat 80 percent applies only to specific structurally weak new Bundesländer and never to Berlin, so the audit nets roughly 700 or 1,750 EUR, two flat rates rather than a sliding range. You may qualify, subject to the official BAFA rules and your Bundesland. We prepare you to apply and, as a zugelassener BAFA-Berater, handle the paperwork. We never guarantee an award. The award is always BAFA's decision.
The BAFA questions a serious buyer asks.
What is BAFA?
BAFA is the Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, the German Federal Office for Economic Affairs and Export Control. It runs a subsidy programme called Förderung unternehmerischen Know-hows that co-funds business advisory for small and medium enterprises, covering from 50 or 80 percent of the cost depending on your Bundesland. It is a grant, not a loan, so nothing is repaid.
Can a Polish-owned company in Germany get BAFA?
Yes. What counts is that the company is registered in Germany (GmbH, UG, Einzelunternehmen and others), not the nationality of the owner. Polish founders running a German company apply on the same terms as any German firm, and we handle the German-language paperwork for you.
How much can I get, and on what?
Up to 50 percent under the general rate including Berlin, and up to 80 percent only in specific structurally weak new Bundesländer, on a maximum qualified cost of around 3,500 EUR per consultation, up to two consultations per calendar year for established SMEs. Here, the budget goes to the Odoo advisory: the Diagnoza audit and ERP implementation guidance, process digitalisation, production and MRP, process and sales optimisation.
What is the BAFA rate, really? I have seen "up to 80 percent."
It depends on your Bundesland. Berlin and the general rate are a flat 50 percent. The higher rate, a flat 80 percent, applies only to specific structurally weak new Bundesländer and never includes Berlin. So BAFA reimburses either 50 or 80 percent by Bundesland, two flat rates rather than a sliding scale, and the 3,500 EUR audit nets roughly 700 or 1,750 EUR after subsidy, never a single fixed net figure. The award is always BAFA's decision.
Can I apply after I have already signed the advisory contract?
For that exact project, as a rule, no. The application must be submitted before the advisory contract is signed and before the work starts; a contract signed first makes that project, as a rule, no longer fundable, because there is no retroactive funding. The details are set by the official BAFA guideline. If you have already signed somewhere, talk to us anyway: a new, not yet started project can still be set up in the correct order.
How long does the BAFA processing take?
BAFA does not publish a fixed processing time, and we will not invent one; the duration depends on the office and the volume of applications. What we can control is the order: the application goes in first, nothing is signed until BAFA's written reply is in, and we plan the project timeline with you around exactly that point. Starting the eligibility check early costs you nothing.
Is BAFA only for large companies?
The opposite. Förderung unternehmerischen Know-hows is designed specifically for small and medium enterprises. Companies over 249 staff or over 50 million EUR in revenue are excluded. Most German-registered SMEs, including one-person companies, qualify.
How many times a year can I use BAFA?
Companies registered for more than two years can use up to two consultations per calendar year (a calendar year, not twelve months from the application). Companies younger than two years fall under the Gründungsberatung rules and can use one consultation per year.
When does the money arrive?
After the project is finished and the closing documentation is submitted by you and by us. You pay the adviser first, then BAFA reimburses its share to your account after a positive review. It is a reimbursement model: spend first, reimbursed after.
Does the consultant have to be BAFA-certified?
Yes. The adviser must be registered with BAFA as an approved consultancy. Choose an unregistered adviser and the application is rejected. Hadron is a zugelassener BAFA-Berater and handles the entire application process.
What paperwork lands on me, and what lands on you?
On you: one signature on the application, the basic company information (legal form, Bundesland, employee count, revenue), and at the end proof that the adviser's invoice was paid. On us: the application itself, the documentation of the advisory scope, the submission, the closing file (Verwendungsnachweis) and the correspondence with BAFA. That is the point of a zugelassener BAFA-Berater: the German bureaucracy is our side of the table.
Can BAFA pay for the Odoo software licences or the servers?
No. BAFA funds the advisory about systems, the diagnosis, the selection, the scoping and the implementation guidance, not the licences or hardware themselves. That is why the scope is written around the advisory: analysis, recommendations and rollout guidance. The Odoo licences and infrastructure are a separate, non-subsidised cost.
Can you guarantee we will get the grant?
No, and any firm that guarantees a grant is not being straight with you. The award is always BAFA's decision. What we can do is make you application-ready and handle the paperwork: the audit produces the defined scope, itemized budget, baseline KPIs and timeline a clean application needs, and we submit and close it as your zugelassener BAFA-Berater.
Turn your Odoo plan into a BAFA-funded advisory project.
Two things unlock it: knowing you may qualify, and keeping the order, application before contract. We handle both. Book a consultation and we check your eligibility, prepare and submit the application, and, once BAFA's written reply is in, run the Odoo advisory: the diagnosis, the module selection, the sequenced roadmap. The consultation count runs per calendar year; the only real deadline is the one the calendar sets. You leave with a scope, a budget, KPIs and a timeline you own, whether or not any award ever lands.
You may qualify, subject to the official BAFA rules and your Bundesland. We prepare the application and handle the paperwork. We never guarantee the award. The award is always BAFA's decision.
BAFA, erklärt: der deutsche Beratungszuschuss für Ihr Odoo Projekt.
BAFA ist ein reales, etabliertes Förderprogramm, das einen Teil Ihrer Ausgaben für qualifizierte Unternehmensberatung zurückerstattet. Für ein in Deutschland registriertes KMU schließt das die Odoo-Beratung ein, die wir leisten: das Diagnoza-Audit und die Begleitung bei Auswahl, Zuschnitt und Einführung Ihres ERP. Diese Seite erklärt das Programm in klarer Sprache: was es ist, wer sich qualifizieren kann, wie viel je nach Bundesland zurückfließt und die eine Regel, an der die meisten scheitern. So wissen Sie genau, wo Sie stehen, bevor Sie ein Beratungsgespräch buchen.
Die Reihenfolge entscheidet: erst der BAFA-Antrag, dann der Beratungsvertrag. Sprechen Sie mit uns, bevor Sie irgendwo unterschreiben. Ihr Unternehmen kann förderfähig sein, vorbehaltlich der offiziellen BAFA-Programmbedingungen und Ihres Bundeslandes. Die Bewilligung ist die Entscheidung des BAFA. Wir garantieren niemals eine Förderung. Was wir garantieren: Als zugelassener BAFA-Berater bereiten wir die Unterlagen vor und übernehmen den Papierkram.
Was BAFA wirklich ist, in einem ehrlichen Absatz.
BAFA steht für Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Das Amt betreibt ein Förderprogramm namens Förderung unternehmerischen Know-hows. Die Idee ist einfach: Der deutsche Steuerzahler übernimmt einen Teil der Kosten professioneller Beratung für kleine und mittlere Unternehmen, weil gut beratene Unternehmen schneller wachsen, mehr Menschen einstellen und mehr Steuern zahlen. Die Mechanik ist ebenso einfach. Sie zahlen dem Berater das volle Honorar. BAFA erstattet einen Anteil dieses Honorars, pauschal 50 oder 80 Prozent je nach Bundesland, ausgezahlt auf Ihr Konto, nachdem die Beratung abgeschlossen, dokumentiert und abgerechnet ist. Es ist ein Zuschuss, kein Kredit: Es ist nichts zurückzuzahlen.
Eine Regel ist wichtiger als alle anderen: Der Antrag wird gestellt, bevor Sie den Beratungsvertrag unterschreiben. Ein Vertrag, der vor dem Antrag unterschrieben wurde, macht genau dieses Vorhaben in der Regel nicht mehr förderfähig; eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Weiter unten erklären wir das im Detail.
Die Förderquote hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen registriert ist.
Zwei Dinge bestimmen den Betrag: in welchem Bundesland Ihr Unternehmen sitzt und wie viele BAFA-Beratungen Sie in diesem Kalenderjahr bereits genutzt haben. Hier ist die ehrliche Spanne, nicht eine einzelne schmeichelhafte Zahl.
| Region | Bundesländer | Förderquote | Max. Erstattung je Beratung | Max. pro Jahr (2 Beratungen) |
|---|---|---|---|---|
| Allgemeiner Satz (inkl. Berlin) | Berlin und jedes Bundesland ohne erhöhten Satz | 50 Prozent | ~1.750 EUR | ~3.500 EUR |
| Bestimmte strukturschwache neue Bundesländer | nur bestimmte strukturschwache neue Bundesländer, niemals Berlin | bis zu 80 Prozent | bis zu ~2.800 EUR | bis zu ~5.600 EUR |
Lesen Sie die Zahlen ehrlich. Berlin und der allgemeine Satz liegen bei pauschal 50 Prozent, mit dieser Zahl rechnen die meisten Unternehmen. Der höhere Satz, pauschal 80 Prozent, gilt nur für bestimmte strukturschwache neue Bundesländer und niemals für Berlin. BAFA erstattet also entweder pauschal 50 oder pauschal 80 Prozent je nach Bundesland, zwei feste Sätze statt einer gleitenden Spanne. Bei einem Audit für 3.500 EUR bedeutet das nach Zuschuss grob 700 oder 1.750 EUR Nettokosten für Sie, kein Versprechen. Das vollständige Rechenbeispiel folgt weiter unten.
| In diesem Kalenderjahr genutzt | Verbleibende Beratungen | Max. förderfähige Kosten | Max. Erstattung (bis zu 80) | Max. Erstattung (50) |
|---|---|---|---|---|
| 0 (erstes Mal) | 2 Beratungen | ~7.000 EUR | bis zu ~5.600 EUR | ~3.500 EUR |
| 1 | 1 Beratung | ~3.500 EUR | bis zu ~2.800 EUR | ~1.750 EUR |
| 2 | keine | 0 | nicht förderfähig | nicht förderfähig |
Unternehmen, die seit weniger als zwei Jahren registriert sind, fallen unter die Regeln der Gründungsberatung und können höchstens eine Beratung pro Jahr beantragen, unabhängig vom Bundesland. Wenn das auf Sie zutrifft, setzen Sie die eine Beratung strategisch ein. Das Diagnoza-Audit ist dafür eine starke Verwendung, weil es das gesamte Unternehmen kartiert, bevor Sie sich auf eine Umsetzung festlegen.
Erst der Antrag. Dann der Vertrag. Niemals umgekehrt.
Das ist der teuerste Fehler im gesamten Prozess, und er ist vollständig vermeidbar. Ihr BAFA-Antrag muss gestellt sein, bevor Sie den Beratervertrag unterschreiben und bevor irgendeine Beratungsarbeit beginnt. Diese Reihenfolge ist Teil der Programmregeln, nicht unsere Vorsicht: Ein Vertrag, der vor dem Antrag unterschrieben wurde, macht genau dieses Vorhaben in der Regel nicht mehr förderfähig, denn eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Genau deshalb strukturieren wir das Mandat so, dass der Papierkram zuerst kommt und die Arbeit danach. Als Ihr zugelassener BAFA-Berater bereiten wir den Antrag vor und reichen ihn ein, und unterschrieben wird erst, wenn die schriftliche Rückmeldung des BAFA auf dem Tisch liegt.
Die Reihenfolge, die gefördert wird: Förderfähigkeit prüfen, dann beantragen, dann die schriftliche Rückmeldung des BAFA abwarten, dann unterschreiben, dann umsetzen. Wir übernehmen den Papierkram; von Ihnen kommen eine Unterschrift und die grundlegenden Unternehmensdaten.
Die meisten in Deutschland registrierten KMU kommen infrage. Hier ist die ehrliche Checkliste.
Über die Förderfähigkeit entscheiden Sitz und Struktur des Unternehmens, nicht die Nationalität der Inhaber. Polnische Gründer mit einer deutschen GmbH oder UG beantragen zu exakt denselben Bedingungen wie jedes deutsche Unternehmen.
- In Deutschland registriert: Das Unternehmen muss in der Bundesrepublik registriert sein.
- Ein KMU: unter 250 Beschäftigten (VZÄ) und unter 50 Millionen EUR Jahresumsatz.
- Förderfähige Rechtsform: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, AG, OHG, KG, Einzelunternehmen, Freiberufler.
- Kein laufendes Insolvenzverfahren.
- Projekt noch nicht begonnen: Der Beratungsvertrag wird nicht unterschrieben, bevor der Antrag gestellt ist.
- Reine Unternehmensberatungen: Die Branche selbst ist als Begünstigte ausgeschlossen.
- Rechtsanwälte und Notare in Ausübung ihres Berufs.
- Fördermittel- und Subventionsberater: ein Interessenkonflikt mit dem Programm.
- Unabhängige Versicherungsberater.
- Gemeinnützige Organisationen und Vereine sowie karitative Einrichtungen.
- Öffentliche Träger (Körperschaften des öffentlichen Rechts).
- Landwirtschaftliche Primärproduktion als Haupttätigkeit.
| Rechtsform | Förderfähig | Hinweis |
|---|---|---|
| GmbH | Ja | Regulär förderfähig |
| UG (haftungsbeschränkt) | Ja | Regulär förderfähig |
| GmbH & Co. KG | Ja | Regulär förderfähig |
| AG | Ja | Regulär förderfähig |
| OHG / KG | Ja | Regulär förderfähig |
| Einzelunternehmen / Freiberufler | Ja | Förderfähig, sofern keine ausgeschlossene Branche |
| Verein | Nein | Gemeinnützige sind ausgeschlossen |
| Öffentlicher Träger | Nein | Körperschaft des öffentlichen Rechts |
Einige reglementierte Berufe (zum Beispiel Physiotherapeuten, Hebammen, Ärzte, Heilberufe) können BAFA nur für Beratung nutzen, die nicht unmittelbar an die Berufsausübung gebunden ist, zum Beispiel die Digitalisierung der Praxisverwaltung oder ein Patientenmanagement-System. Der Zuschnitt entscheidet. Wenn Sie in einer reglementierten oder Grenzfall-Branche tätig sind, sprechen Sie mit uns, bevor Sie beantragen, damit wir Ihren konkreten Fall prüfen.
Hinweis zum Ausschluss der Beratungsbranche: Eine reine Unternehmensberatung kann nicht BAFA-Begünstigte sein. Verkauft Ihr eigenes Unternehmen Unternehmensberatung, kann die Digitalisierung Ihrer internen Abläufe und Systeme dennoch förderfähig sein, aber die Branchenregel ist strikt. Wir prüfen das vor jedem Antrag; niemand unterschreibt bei uns in eine absehbare Ablehnung hinein.
Hier fördert BAFA die Odoo-Beratung. Keine Website. Ihre Abläufe.
Dieser Teil unterscheidet sich von jeder anderen BAFA-Seite, die Sie vielleicht gesehen haben. Wir setzen Ihr BAFA-Budget nicht für eine Website, SEO oder Social Media ein. Wir setzen es für die Beratung ein, die verbessert, wie Ihr Unternehmen läuft: die Diagnose, wo es Leistung verliert, und die Begleitung bei Auswahl, Zuschnitt und Einführung eines ERP, das dieses Leck schließt. Unten steht genau, was bei uns im BAFA-Rahmen liegt.
- Das Diagnoza-Audit: die kostenpflichtige Growth-Constraint-Diagnose und der 39-KPI-Scan über 7 Dimensionen, der misst, wo Ihr Unternehmen wirklich hakt, und der den Projektumfang festschreibt.
- Beratung zur Prozessdigitalisierung: Ist-Prozesse kartieren und definieren, wie sie von Tabellen, E-Mail und unverbundenen Apps in ein verbundenes System wandern.
- Begleitung bei ERP- und CRM-Auswahl und -Einführung: welche Module, in welcher Reihenfolge, zu welchen Kosten, und wie sie eingeführt werden, ohne später alles herauszureißen und zu ersetzen.
- Beratung zu Produktion und MRP: Arbeitsplätze, Stücklisten, Arbeitspläne, und wie Fertigung, Lager und Aufträge einander endlich sehen.
- Prozess- und Vertriebsoptimierung: Pipeline-Struktur, der Fluss vom Angebot zur Rechnung, Durchsatz und die Stellen, an denen Kapazität verloren geht.
- Die fixierte, sequenzierte Umsetzungs-Roadmap: der definierte Umfang, das aufgeschlüsselte Budget, die Basis-KPIs und der phasenweise Zeitplan, die ein BAFA-Antrag braucht, entstanden als Nebenprodukt des Audits.
- Websites, Webdesign und Webentwicklung.
- SEO und Arbeit an lokaler Sichtbarkeit.
- Social Media, Content-Produktion und Werbekampagnen.
- Softwarelizenzen und Hardwarekäufe (BAFA fördert die Beratung zu Systemen, nicht die Lizenzen selbst).
Was BAFA hier fördert: die Odoo-Beratung für Ihre Abläufe: Prozessdigitalisierung, Auswahl und Einführung von ERP und CRM, Produktion und MRP, Prozess- und Vertriebsoptimierung. BAFA fördert die Beratung selbst, nicht die oben aufgeführte Website- und Marketing-Ausführung.
BAFA fördert Beratung: Analyse, Empfehlungen, Strategie und Umsetzungsbegleitung, nicht reine Ausführung für sich genommen. Ein Odoo-Projekt verbindet naturgemäß das Beratungselement (diagnostizieren, auswählen, zuschneiden, die Einführung begleiten) mit einem Umsetzungselement, und wie der Umfang definiert und dokumentiert ist, entscheidet über die Förderfähigkeit. Genau diesen Teil übernehmen wir. Wir definieren den Umfang so, dass der Beratungsinhalt klar ist und der Antrag sauber. Sprechen Sie mit uns, bevor Sie beantragen, damit der Zuschnitt beim ersten Mal stimmt.
Von der Entscheidung bis zur Erstattung, ohne dass die deutsche Bürokratie bei Ihnen landet.
Zugelassener BAFA-Berater ist kein Verkaufsargument, sondern eine Rolle im Verfahren: Ohne die Zulassung hat ein Antrag keine Chance, mit ihr trägt der Berater den Papierkram. Wir tragen ihn. Ihr Anteil: eine Unterschrift und die grundlegenden Unternehmensdaten. Hier ist der ehrliche Ablauf.
-
1
Förderfähigkeit prüfen.
Wir prüfen Ihren KMU-Status, Ihr Bundesland, Ihre Beschäftigtenzahl und Ihre BAFA-Historie und sagen Ihnen klar, ob Sie förderfähig sein können und was ungefähr zurückfließen kann. Unverbindlich. Und die eine Regel gilt ab Minute eins: Noch wird nichts unterschrieben, bei niemandem.
-
2
Beantragen, bevor irgendetwas unterschrieben wird (der kritische Schritt).
Auf Basis des geplanten Odoo-Beratungsumfangs bereiten wir den formalen BAFA-Antrag vor und reichen ihn ein. Ihr Anteil: eine Unterschrift und die grundlegenden Unternehmensdaten. Den Rest des Papierkrams und die Einreichung übernehmen wir. Nichts wird unterschrieben und keine Arbeit beginnt, bevor der Antrag beim BAFA liegt und die Rückmeldung da ist.
-
3
Das BAFA prüft den Antrag und meldet sich schriftlich.
Das BAFA prüft den Antrag. Eine feste Bearbeitungszeit veröffentlicht das Programm nicht, also erfinden wir keine; die Dauer hängt vom Amt und von der Antragslage ab. In der Regel gilt: Der nächste Schritt wartet, bis die schriftliche Rückmeldung des BAFA auf dem Tisch liegt.
-
4
Beratervertrag unterschreiben und starten.
Jetzt, in der richtigen Reihenfolge, unterschreiben Sie den Beratervertrag und erhalten die Rechnung. Das Projekt kann beginnen.
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5
Das Beratungsprojekt durchführen.
Hier passiert die eigentliche Arbeit: das Diagnoza-Audit, die Prozess- und ERP-Diagnose, die Modulauswahl und Sequenzierung, die Begleitung zu Produktion und Prozessen, die fixierte Roadmap. Der Zeitplan der Umsetzung wird im Vertrag vereinbart.
-
6
Die Abschlussdokumentation einreichen (Verwendungsnachweis).
Nach Abschluss der Arbeit bereiten wir die Dokumentation des Geleisteten vor. Sie bestätigen sie mit einer Unterschrift und weisen die Zahlung der Rechnung nach. Wir liefern die vollständige Akte an das BAFA.
-
7
Die Erstattung kommt an.
Nach positiver Prüfung überweist das BAFA seinen Anteil direkt auf Ihr Konto. Sie haben den Berater zuerst bezahlt; das BAFA erstattet seinen Anteil danach.
Sie zahlen zuerst. BAFA erstattet danach.
Die Reihenfolge ist immer: Sie zahlen zuerst, BAFA erstattet danach. Weder das Audit noch die Umsetzung wird vom BAFA vorfinanziert. Das ist kein Haken, es ist der Grund, warum ein fixiertes, durchkalkuliertes Audit zählt: Sie kennen Ihre echten Nettokosten, bevor Sie sich festlegen, statt sie zu raten. Je nach Bundesland pauschal 50 oder 80 Prozent, ein Anteil, nach der Ausgabe, vorbehaltlich der offiziellen Regeln, niemals garantiert.
Wir bereiten Antrag und Verwendungsnachweis vor und wickeln beides ab. Die Bewilligung ist die Entscheidung des BAFA. Wir garantieren sie niemals.
Was das 3.500-EUR-Audit netto wirklich kostet, je nach Bundesland.
Das Diagnoza-Audit kostet 3.500 EUR netto. Es qualifiziert als Unternehmensberatung und kann für ein deutsches KMU BAFA-förderfähig sein. Hier ist die durchgerechnete Spanne, beide Enden, damit keine einzelne schmeichelhafte Zahl das Reden übernimmt. Sie können selbst nachrechnen: Honorar mal Förderquote Ihres Bundeslandes ergibt die Erstattung, der Rest sind Ihre Nettokosten.
Netto kostet das Audit also grob 700 oder 1.750 EUR, je nach Bundesland: pauschal 80 Prozent in den strukturschwachen neuen Bundesländern, sonst pauschal 50 Prozent, auch in Berlin. Zwei feste Sätze, keine einzelne feste Nettozahl, und die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
Und das Honorar arbeitet doppelt. Es wird auf Ihre Odoo-Umsetzung angerechnet, ist also die erste Zahlung auf das System, keine Zusatzkosten. Und sein Ergebnis, der definierte Umfang, das aufgeschlüsselte Budget, die KPI-Basislinie und der Zeitplan, ist genau das, was der BAFA-Antrag braucht. Ein Honorar, zwei Werte, und der Zuschuss senkt obendrein die Nettokosten.
Ein paar ehrliche Worte. Diese Seite erklärt BAFA (Förderung unternehmerischen Know-hows, betrieben vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) und dient der Information; sie ersetzt nicht die offiziellen BAFA-Richtlinien auf bafa.de. Die Sätze variieren je nach Bundesland: Berlin und der allgemeine Satz liegen bei 50 Prozent, und pauschal 80 Prozent gilt nur für bestimmte strukturschwache neue Bundesländer und niemals für Berlin, das Audit kostet netto also grob 700 oder 1.750 EUR, zwei feste Sätze statt einer gleitenden Spanne. Ihr Unternehmen kann förderfähig sein, vorbehaltlich der offiziellen BAFA-Regeln und Ihres Bundeslandes. Wir machen Sie antragsbereit und übernehmen als zugelassener BAFA-Berater den Papierkram. Eine Bewilligung garantieren wir niemals. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
Die BAFA-Fragen, die ein ernsthafter Entscheider stellt.
Was ist BAFA?
BAFA ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Es betreibt ein Förderprogramm namens Förderung unternehmerischen Know-hows, das Unternehmensberatung für kleine und mittlere Unternehmen bezuschusst und je nach Bundesland von 50 oder 80 Prozent der Kosten abdeckt. Es ist ein Zuschuss, kein Kredit, es wird also nichts zurückgezahlt.
Kann ein Unternehmen in polnischem Besitz in Deutschland BAFA erhalten?
Ja. Entscheidend ist, dass das Unternehmen in Deutschland registriert ist (GmbH, UG, Einzelunternehmen und andere), nicht die Nationalität der Inhaber. Polnische Gründer mit einem deutschen Unternehmen beantragen zu denselben Bedingungen wie jede deutsche Firma, und wir übernehmen den deutschsprachigen Papierkram für Sie.
Wie viel kann ich bekommen, und wofür?
Bis zu 50 Prozent beim allgemeinen Satz einschließlich Berlin und bis zu 80 Prozent nur in bestimmten strukturschwachen neuen Bundesländern, auf maximal förderfähige Kosten von rund 3.500 EUR je Beratung, bis zu zwei Beratungen pro Kalenderjahr für etablierte KMU. Hier fließt das Budget in die Odoo-Beratung: das Diagnoza-Audit und die Begleitung der ERP-Einführung, Prozessdigitalisierung, Produktion und MRP, Prozess- und Vertriebsoptimierung.
Wie hoch ist die BAFA-Quote wirklich? Ich habe "bis zu 80 Prozent" gesehen.
Das hängt von Ihrem Bundesland ab. Berlin und der allgemeine Satz liegen bei pauschal 50 Prozent. Der höhere Satz, pauschal 80 Prozent, gilt nur für bestimmte strukturschwache neue Bundesländer und schließt Berlin niemals ein. BAFA erstattet also entweder 50 oder 80 Prozent je nach Bundesland, zwei feste Sätze statt einer gleitenden Spanne, und das Audit für 3.500 EUR kostet nach Zuschuss netto grob 700 oder 1.750 EUR, niemals eine einzelne feste Nettozahl. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
Kann ich beantragen, nachdem ich den Beratungsvertrag bereits unterschrieben habe?
Für genau dieses Vorhaben in der Regel nicht. Der Antrag muss gestellt sein, bevor der Beratungsvertrag unterschrieben wird und bevor die Arbeit beginnt; ein zuerst unterschriebener Vertrag macht das Vorhaben in der Regel nicht mehr förderfähig, denn eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Die Details regelt die offizielle BAFA-Richtlinie. Wenn Sie bereits irgendwo unterschrieben haben, sprechen Sie trotzdem mit uns: Ein neues, noch nicht begonnenes Vorhaben lässt sich weiterhin in der richtigen Reihenfolge aufsetzen.
Wie lange dauert die Bearbeitung beim BAFA?
Das BAFA veröffentlicht keine feste Bearbeitungszeit, und wir erfinden keine; die Dauer hängt vom Amt und von der Antragslage ab. Was wir steuern können, ist die Reihenfolge: Der Antrag geht zuerst hinein, unterschrieben wird erst, wenn die schriftliche Rückmeldung des BAFA vorliegt, und genau um diesen Punkt herum planen wir den Zeitplan mit Ihnen. Früh mit der Prüfung der Förderfähigkeit zu starten kostet Sie nichts.
Ist BAFA nur für große Unternehmen?
Das Gegenteil. Förderung unternehmerischen Know-hows ist gezielt für kleine und mittlere Unternehmen gemacht. Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten oder mehr als 50 Millionen EUR Umsatz sind ausgeschlossen. Die meisten in Deutschland registrierten KMU, auch Ein-Personen-Unternehmen, kommen infrage.
Wie oft im Jahr kann ich BAFA nutzen?
Unternehmen, die seit mehr als zwei Jahren registriert sind, können bis zu zwei Beratungen pro Kalenderjahr nutzen (Kalenderjahr, nicht zwölf Monate ab Antrag). Unternehmen, die jünger als zwei Jahre sind, fallen unter die Regeln der Gründungsberatung und können eine Beratung pro Jahr nutzen.
Wann kommt das Geld an?
Nachdem das Projekt abgeschlossen ist und die Abschlussdokumentation von Ihnen und von uns eingereicht wurde. Sie bezahlen zuerst den Berater, dann erstattet das BAFA nach positiver Prüfung seinen Anteil auf Ihr Konto. Es ist ein Erstattungsmodell: zuerst zahlen, danach erstattet bekommen.
Muss der Berater beim BAFA zugelassen sein?
Ja. Der Berater muss beim BAFA als zugelassenes Beratungsunternehmen registriert sein. Wählen Sie einen nicht registrierten Berater, wird der Antrag abgelehnt. Hadron ist zugelassener BAFA-Berater und übernimmt den gesamten Antragsprozess.
Welcher Papierkram landet bei mir, welcher bei Ihnen?
Bei Ihnen: eine Unterschrift auf dem Antrag, die grundlegenden Unternehmensdaten (Rechtsform, Bundesland, Beschäftigtenzahl, Umsatz) und am Ende der Nachweis, dass die Rechnung des Beraters bezahlt ist. Bei uns: der Antrag selbst, die Dokumentation des Beratungsumfangs, die Einreichung, die Abschlussakte (Verwendungsnachweis) und die Korrespondenz mit dem BAFA. Genau dafür gibt es den zugelassenen BAFA-Berater: Die deutsche Bürokratie ist unsere Seite des Tisches.
Kann BAFA die Odoo-Softwarelizenzen oder die Server bezahlen?
Nein. BAFA fördert die Beratung zu Systemen, die Diagnose, die Auswahl, den Zuschnitt und die Umsetzungsbegleitung, nicht die Lizenzen oder die Hardware selbst. Deshalb wird der Umfang um die Beratung herum geschrieben: Analyse, Empfehlungen und Einführungsbegleitung. Die Odoo-Lizenzen und die Infrastruktur sind separate, nicht bezuschusste Kosten.
Können Sie garantieren, dass wir den Zuschuss bekommen?
Nein, und jede Firma, die einen Zuschuss garantiert, ist nicht ehrlich zu Ihnen. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA. Was wir tun können: Sie antragsbereit machen und den Papierkram übernehmen. Das Audit liefert den definierten Umfang, das aufgeschlüsselte Budget, die Basis-KPIs und den Zeitplan, die ein sauberer Antrag braucht, und wir reichen ihn ein und schließen ihn ab, als Ihr zugelassener BAFA-Berater.
Machen Sie aus Ihrem Odoo-Plan ein BAFA-gefördertes Beratungsprojekt.
Zwei Dinge schalten es frei: wissen, dass Sie förderfähig sein können, und die Reihenfolge halten, erst der Antrag, dann der Vertrag. Wir übernehmen beides. Buchen Sie ein Beratungsgespräch, und wir prüfen Ihre Förderfähigkeit, bereiten den Antrag vor, reichen ihn ein und führen, sobald die schriftliche Rückmeldung des BAFA vorliegt, die Odoo-Beratung durch: die Diagnose, die Modulauswahl, die sequenzierte Roadmap. Der Beratungszähler läuft pro Kalenderjahr; die einzige echte Frist setzt der Kalender. Sie gehen mit einem Umfang, einem Budget, KPIs und einem Zeitplan hinaus, die Ihnen gehören, ganz gleich, ob am Ende eine Förderung fließt oder nicht.
Ihr Unternehmen kann förderfähig sein, vorbehaltlich der offiziellen BAFA-Regeln und Ihres Bundeslandes. Wir bereiten den Antrag vor und übernehmen den Papierkram. Eine Bewilligung garantieren wir niemals. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
BAFA, wyjaśnione: niemiecka dotacja na doradztwo dla Twojego projektu Odoo.
BAFA to realny, ugruntowany program, który zwraca część wydatków na kwalifikowane doradztwo biznesowe. Dla MŚP zarejestrowanego w Niemczech (także prowadzonego przez polskich założycieli) obejmuje to doradztwo Odoo, które prowadzimy: audyt Diagnoza oraz wsparcie przy wyborze, zdefiniowaniu zakresu i wdrożeniu ERP. Ta strona wyjaśnia program prostym językiem: czym jest, kto się kwalifikuje, ile wraca w zależności od kraju związkowego i jaka jest ta jedna zasada, na której wykłada się najwięcej firm. Dzięki temu wiesz dokładnie, na czym stoisz, zanim umówisz konsultację.
Kolejność decyduje: najpierw wniosek BAFA, potem umowa doradcza. Porozmawiaj z nami, zanim cokolwiek podpiszesz, u nas czy gdziekolwiek indziej. Możesz się kwalifikować, zgodnie z oficjalnym regulaminem programu BAFA i zależnie od Twojego kraju związkowego. Decyzja o przyznaniu dotacji należy do BAFA. Nigdy nie gwarantujemy finansowania. Gwarantujemy natomiast, że jako zugelassener BAFA-Berater (akredytowany doradca BAFA) przygotowujemy i prowadzimy całą dokumentację.
Czym naprawdę jest BAFA, w jednym uczciwym akapicie.
BAFA to skrót od Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, niemieckiego Federalnego Urzędu Gospodarki i Kontroli Eksportu. Urząd prowadzi program dotacji o nazwie Förderung unternehmerischen Know-hows, czyli wspieranie przedsiębiorczego know-how. Idea jest prosta: niemieccy podatnicy współfinansują część kosztów profesjonalnego doradztwa dla małych i średnich firm, bo dobrze doradzone firmy szybciej rosną, zatrudniają więcej ludzi i płacą wyższe podatki. Mechanika jest równie prosta. Płacisz doradcy pełne honorarium. BAFA zwraca część tej kwoty, płaskie 50 lub 80 procent zależnie od kraju związkowego, przelewem na Twoje konto po zakończeniu, udokumentowaniu i rozliczeniu doradztwa. To dotacja, nie pożyczka: nie ma nic do spłacania.
Jedna zasada jest ważniejsza od wszystkich innych: wniosek składa się, zanim podpiszesz umowę doradczą. Umowa podpisana przed wnioskiem z reguły odbiera temu konkretnemu projektowi kwalifikowalność; nie ma finansowania wstecz. Wyjaśniamy to w całości poniżej.
Stawka zależy od tego, gdzie zarejestrowana jest Twoja firma.
O kwocie decydują dwie rzeczy: w którym kraju związkowym siedzi Twoja firma i ile konsultacji BAFA wykorzystano już w tym roku kalendarzowym. Oto uczciwy przedział, a nie jedna pochlebna liczba.
| Region | Kraje związkowe | Stawka BAFA | Maks. zwrot na konsultację | Maks. rocznie (2 konsultacje) |
|---|---|---|---|---|
| Stawka ogólna (w tym Berlin) | Berlin i każdy kraj związkowy bez podwyższonej stawki | 50 procent | ~1 750 EUR | ~3 500 EUR |
| Wybrane strukturalnie słabsze nowe kraje związkowe | tylko wybrane strukturalnie słabsze nowe kraje związkowe, nigdy Berlin | do 80 procent | do ~2 800 EUR | do ~5 600 EUR |
Czytaj te liczby uczciwie. Berlin i stawka ogólna to płaskie 50 procent, z tą liczbą pracuje większość firm. Wyższa stawka, płaskie 80 procent, dotyczy tylko wybranych strukturalnie słabszych nowych krajów związkowych i nigdy Berlina. BAFA zwraca więc płaskie 50 albo płaskie 80 procent zależnie od kraju związkowego, dwie stałe stawki, a nie płynną skalę. Przy audycie za 3 500 EUR oznacza to po dotacji w przybliżeniu 700 lub 1 750 EUR kosztu netto po Twojej stronie, nie obietnicę. Pełny przykład z wyliczeniem znajduje się niżej.
| Wykorzystane w tym roku kalendarzowym | Pozostałe konsultacje | Maks. koszt kwalifikowany | Maks. zwrot (do 80) | Maks. zwrot (50) |
|---|---|---|---|---|
| 0 (pierwszy raz) | 2 konsultacje | ~7 000 EUR | do ~5 600 EUR | ~3 500 EUR |
| 1 | 1 konsultacja | ~3 500 EUR | do ~2 800 EUR | ~1 750 EUR |
| 2 | brak | 0 | brak kwalifikacji | brak kwalifikacji |
Firmy zarejestrowane krócej niż dwa lata podlegają zasadom Gründungsberatung (doradztwa dla nowych firm) i mogą wnioskować maksymalnie o jedną konsultację rocznie, niezależnie od kraju związkowego. Jeśli to Twoja sytuacja, wykorzystaj tę jedną konsultację strategicznie. Audyt Diagnoza to mocne jej wykorzystanie, bo mapuje całą firmę, zanim zdecydujesz się na wdrożenie.
Najpierw wniosek. Potem podpis. Nigdy odwrotnie.
To najdroższy błąd w całym procesie i jest w pełni do uniknięcia. Wniosek BAFA musi być złożony, zanim podpiszesz umowę doradczą (Beratervertrag) i zanim rozpocznie się jakakolwiek praca doradcza. Ta kolejność to część zasad programu, a nie nasza ostrożność: umowa podpisana przed wnioskiem z reguły odbiera dokładnie temu projektowi kwalifikowalność, bo finansowania wstecz nie ma. Właśnie dlatego układamy współpracę tak, żeby najpierw była dokumentacja, a potem praca. Jako Twój zugelassener BAFA-Berater przygotowujemy i składamy wniosek, a podpis pada dopiero wtedy, gdy pisemna odpowiedź BAFA leży na stole.
Kolejność, która dostaje finansowanie: sprawdź kwalifikowalność, złóż wniosek, poczekaj na pisemną odpowiedź BAFA, podpisz, buduj. My prowadzimy dokumentację; po Twojej stronie jest jeden podpis i podstawowe dane firmy.
Większość MŚP zarejestrowanych w Niemczech się kwalifikuje. Oto uczciwa checklista.
O kwalifikowalności decyduje to, gdzie firma jest zarejestrowana i jak jest zorganizowana, a nie narodowość właściciela. Polscy założyciele prowadzący niemiecką GmbH lub UG wnioskują na dokładnie tych samych zasadach co każda niemiecka firma.
- Rejestracja w Niemczech: firma musi być zarejestrowana w Republice Federalnej.
- Status MŚP: poniżej 250 pracowników (etatów) i poniżej 50 milionów EUR rocznego przychodu netto.
- Kwalifikowana forma prawna: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, AG, OHG, KG, Einzelunternehmen, Freiberufler.
- Brak postępowania upadłościowego (Insolvenzverfahren).
- Projekt jeszcze nierozpoczęty: umowa doradcza nie jest podpisana przed złożeniem wniosku.
- Firmy zajmujące się wyłącznie doradztwem biznesowym (Unternehmensberater): ta branża jest wykluczona jako beneficjent.
- Adwokaci i notariusze w zakresie wykonywania zawodu prawniczego.
- Doradcy od pozyskiwania dotacji i subwencji: konflikt interesów z programem.
- Niezależni doradcy ubezpieczeniowi.
- Organizacje non-profit i stowarzyszenia (Verein), organizacje charytatywne.
- Podmioty publiczne (Körperschaft des öffentlichen Rechts).
- Podstawowa produkcja rolna jako główna działalność.
| Forma prawna | Kwalifikuje się | Uwaga |
|---|---|---|
| GmbH | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| UG (haftungsbeschränkt) | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| GmbH & Co. KG | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| AG | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| OHG / KG | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| Einzelunternehmen / Freiberufler | Tak | Kwalifikuje się, o ile nie działa w wykluczonej branży |
| Verein (stowarzyszenie) | Nie | Non-profit jest wykluczony |
| Podmiot publiczny | Nie | Körperschaft des öffentlichen Rechts |
Niektóre zawody regulowane (na przykład fizjoterapeuci, położne, lekarze, zawody medyczne) mogą korzystać z BAFA tylko przy doradztwie niezwiązanym bezpośrednio z wykonywaniem zawodu, na przykład przy cyfryzacji administracji praktyki albo systemie zarządzania pacjentami. Decyduje zakres. Jeśli działasz w branży regulowanej lub granicznej, porozmawiaj z nami przed złożeniem wniosku, żebyśmy sprawdzili Twój konkretny przypadek.
Uwaga o wykluczeniu branży doradczej: firma zajmująca się wyłącznie doradztwem biznesowym (Unternehmensberatung) nie może być beneficjentem BAFA. Jeśli Twoja firma sprzedaje konsulting, cyfryzacja Twoich wewnętrznych operacji i systemów nadal może się kwalifikować, ale zasada branżowa jest rygorystyczna. Sprawdzamy to przed każdym wnioskiem; nie pozwolimy Ci podpisać się pod przewidywalną odmową.
Tutaj BAFA finansuje doradztwo Odoo. Nie stronę internetową. Twoje operacje.
To jest część, która różni się od każdej innej strony o BAFA, jaką mogłeś widzieć. Nie wydajemy Twojego budżetu BAFA na stronę internetową, SEO ani social media. Wydajemy go na doradztwo, które naprawia sposób działania Twojej firmy: diagnozę, gdzie firma traci, i wsparcie przy wyborze, zdefiniowaniu zakresu i wdrożeniu ERP, który tę stratę domyka. Poniżej dokładnie to, co u nas mieści się w zakresie BAFA.
- Audyt Diagnoza: płatna diagnoza Growth Constraint i skan 39 KPI w 7 wymiarach, który mierzy, gdzie Twoja firma naprawdę się zacina, i ustala ostateczny zakres projektu.
- Doradztwo w cyfryzacji procesów: mapowanie procesów w stanie obecnym i zdefiniowanie, jak przechodzą z arkuszy, maili i niepołączonych aplikacji do jednego spójnego systemu.
- Wsparcie w wyborze i wdrożeniu ERP i CRM: które moduły, w jakiej kolejności, za ile, i jak je wdrożyć, żeby później nie wyrywać wszystkiego i nie zaczynać od nowa.
- Doradztwo w produkcji i MRP: gniazda robocze, listy materiałowe, marszruty, i jak hala produkcyjna, magazyn i zamówienia wreszcie zaczynają się widzieć.
- Optymalizacja procesów i sprzedaży: struktura pipeline'u, przepływ od oferty do faktury, przepustowość i miejsca, gdzie ginie moc przerobowa.
- Zamknięta, ułożona w sekwencję mapa wdrożenia: zdefiniowany zakres, rozpisany budżet, bazowe KPI i etapowy harmonogram, których potrzebuje wniosek BAFA, powstające jako produkt uboczny audytu.
- Strony internetowe, web design i web development.
- SEO i praca nad lokalną widocznością.
- Social media, produkcja treści i kampanie reklamowe.
- Licencje na oprogramowanie i zakupy sprzętu (BAFA finansuje doradztwo dotyczące systemów, nie same licencje).
Co BAFA tu finansuje: doradztwo Odoo dla operacji Twojej firmy: cyfryzację procesów, wybór i wdrożenie ERP i CRM, produkcję i MRP, optymalizację procesów i sprzedaży. BAFA finansuje samo doradztwo, a nie wymienione wyżej wykonawstwo strony i marketingu.
BAFA finansuje doradztwo: analizę, rekomendacje, strategię i wsparcie wdrożeniowe, a nie czyste wykonawstwo w oderwaniu od reszty. Projekt Odoo w naturalny sposób łączy element doradczy (diagnoza, wybór, zakres, prowadzenie wdrożenia) z elementem wykonawczym, a o kwalifikowalności decyduje to, jak zakres jest zdefiniowany i udokumentowany. Dokładnie tę część bierzemy na siebie. Definiujemy zakres tak, żeby treść doradcza była jasna, a wniosek czysty. Porozmawiaj z nami przed złożeniem wniosku, żeby zakres był właściwy za pierwszym razem.
Od decyzji do zwrotu, bez niemieckiej biurokracji na Twojej głowie.
Zugelassener BAFA-Berater to nie tytuł sprzedażowy, tylko rola w procedurze: bez akredytacji wniosek nie ma szans, z nią doradca niesie dokumentację. My ją niesiemy. Po Twojej stronie jest jeden podpis i podstawowe dane firmy. Oto uczciwa kolejność zdarzeń.
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1
Sprawdzenie kwalifikowalności.
Potwierdzamy Twój status MŚP, kraj związkowy, liczbę pracowników i historię BAFA, i mówimy wprost, czy możesz się kwalifikować i ile mniej więcej może wrócić. Bez zobowiązań. A najważniejsza zasada obowiązuje od pierwszej minuty: na razie nic nie podpisujesz, u nikogo.
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2
Wniosek, zanim cokolwiek podpiszesz (krytyczny krok).
Na podstawie planowanego zakresu doradztwa Odoo przygotowujemy i składamy formalny wniosek BAFA. Po Twojej stronie jest jeden podpis i podstawowe dane firmy. Resztę dokumentacji i samo złożenie bierzemy na siebie. Nic nie jest podpisywane i żadna praca nie rusza, dopóki wniosek nie leży w BAFA i nie ma odpowiedzi.
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3
BAFA rozpatruje wniosek i odpowiada pisemnie.
BAFA rozpatruje wniosek. Program nie publikuje stałego czasu rozpatrywania, więc my go nie wymyślamy; czas zależy od urzędu i liczby wniosków. Z reguły kolejny krok czeka, aż pisemna odpowiedź BAFA leży na stole.
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4
Podpisanie Beratervertrag i start.
Teraz, we właściwej kolejności, podpisujesz umowę doradczą i otrzymujesz fakturę. Projekt może ruszyć.
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5
Realizacja projektu doradczego.
Tu dzieje się właściwa praca: audyt Diagnoza, diagnoza procesów i ERP, wybór i sekwencja modułów, wsparcie w produkcji i procesach, zamknięta mapa wdrożenia. Harmonogram realizacji jest uzgodniony w umowie.
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6
Złożenie dokumentacji końcowej (Verwendungsnachweis).
Po zakończeniu pracy przygotowujemy dokumentację tego, co zostało dostarczone. Ty potwierdzasz ją podpisem i dostarczasz dowód opłacenia faktury. My przekazujemy komplet do BAFA.
-
7
Zwrot trafia na konto.
Po pozytywnej weryfikacji BAFA przelewa swoją część bezpośrednio na Twoje konto. Najpierw płacisz doradcy; BAFA zwraca swoją część później.
Najpierw płacisz Ty. BAFA zwraca później.
Kolejność jest zawsze taka sama: najpierw płacisz Ty, potem zwraca BAFA. Ani audyt, ani wdrożenie nie są opłacane przez BAFA z góry. To nie jest haczyk, to powód, dla którego zamknięty, wyceniony audyt ma znaczenie: wchodzisz, znając swój realny koszt netto, zanim się zdecydujesz, zamiast zgadywać. Płaskie 50 lub 80 procent zależnie od kraju związkowego, część kwoty, po wydatku, zgodnie z oficjalnym regulaminem, nigdy nie gwarantowane.
Przygotowujemy i prowadzimy wniosek oraz dokumentację końcową. Decyzja o przyznaniu dotacji należy do BAFA. Nigdy jej nie gwarantujemy.
Ile naprawdę kosztuje Cię netto audyt za 3 500 EUR, zależnie od kraju związkowego.
Audyt Diagnoza kosztuje 3 500 EUR netto. Kwalifikuje się jako Unternehmensberatung (doradztwo biznesowe) i może być objęty BAFA dla MŚP zarejestrowanego w Niemczech. Oto policzony przedział, oba końce, żeby nie przemawiała jedna pochlebna liczba. Możesz to policzyć samodzielnie: honorarium razy stawka Twojego kraju związkowego to zwrot, reszta to Twój koszt netto.
Audyt kosztuje więc netto w przybliżeniu 700 lub 1 750 EUR zależnie od kraju związkowego: płaskie 80 procent w strukturalnie słabszych nowych krajach związkowych albo płaskie 50 procent gdzie indziej, także w Berlinie. Dwie stałe stawki, nie jedna stała kwota netto, a decyzja zawsze należy do BAFA.
A honorarium pracuje podwójnie. Jest zaliczane na poczet Twojego wdrożenia Odoo, więc to pierwsza płatność za system, a nie dodatkowy koszt. A jego rezultat, zdefiniowany zakres, rozpisany budżet, bazowe KPI i harmonogram, to dokładnie to, czego potrzebuje wniosek BAFA. Jedno honorarium, dwa aktywa, a na dodatek dotacja obniża koszt netto.
Kilka uczciwych słów. Ta strona wyjaśnia BAFA (Förderung unternehmerischen Know-hows, program prowadzony przez Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) i ma charakter informacyjny; nie zastępuje oficjalnych wytycznych BAFA na bafa.de. Stawki różnią się między krajami związkowymi: Berlin i stawka ogólna to 50 procent, a płaskie 80 procent dotyczy tylko wybranych strukturalnie słabszych nowych krajów związkowych i nigdy Berlina, więc audyt kosztuje netto mniej więcej 700 lub 1 750 EUR, dwie stałe stawki, a nie płynny przedział. Możesz się kwalifikować, zgodnie z oficjalnym regulaminem BAFA i zależnie od Twojego kraju związkowego. Przygotowujemy Cię do złożenia wniosku i jako zugelassener BAFA-Berater prowadzimy dokumentację. Nigdy nie gwarantujemy przyznania dotacji. Decyzja zawsze należy do BAFA.
Pytania o BAFA, które zadaje poważny decydent.
Czym jest BAFA?
BAFA to Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, niemiecki Federalny Urząd Gospodarki i Kontroli Eksportu. Prowadzi program dotacji Förderung unternehmerischen Know-hows, który współfinansuje doradztwo biznesowe dla małych i średnich firm, pokrywając od 50 lub 80 procent kosztu zależnie od kraju związkowego. To dotacja, nie pożyczka, więc nic się nie spłaca.
Czy firma z polskim właścicielem w Niemczech może dostać BAFA?
Tak. Liczy się to, że firma jest zarejestrowana w Niemczech (GmbH, UG, Einzelunternehmen i inne), a nie narodowość właściciela. Polscy założyciele prowadzący niemiecką firmę wnioskują na tych samych zasadach co każda niemiecka firma, a my prowadzimy za Ciebie niemieckojęzyczną dokumentację.
Ile mogę dostać i na co?
Do 50 procent przy stawce ogólnej obejmującej Berlin i do 80 procent tylko w wybranych strukturalnie słabszych nowych krajach związkowych, przy maksymalnym koszcie kwalifikowanym około 3 500 EUR na konsultację, do dwóch konsultacji w roku kalendarzowym dla MŚP o dłuższym stażu. Tutaj budżet idzie na doradztwo Odoo: audyt Diagnoza i wsparcie wdrożenia ERP, cyfryzację procesów, produkcję i MRP, optymalizację procesów i sprzedaży.
Jaka naprawdę jest stawka BAFA? Widziałem "do 80 procent".
Zależy od kraju związkowego. Berlin i stawka ogólna to płaskie 50 procent. Wyższa stawka, płaskie 80 procent, dotyczy tylko wybranych strukturalnie słabszych nowych krajów związkowych i nigdy nie obejmuje Berlina. BAFA zwraca więc 50 lub 80 procent zależnie od kraju związkowego, dwie stałe stawki, a nie płynną skalę, a audyt za 3 500 EUR kosztuje po dotacji netto w przybliżeniu 700 lub 1 750 EUR, nigdy jedna stała kwota netto. Decyzja zawsze należy do BAFA.
Czy mogę złożyć wniosek po podpisaniu umowy doradczej?
Dla tego konkretnego projektu z reguły nie. Wniosek musi być złożony, zanim podpiszesz umowę doradczą i zanim ruszy praca; umowa podpisana wcześniej z reguły odbiera temu projektowi kwalifikowalność, bo finansowania wstecz nie ma. Szczegóły reguluje oficjalna wytyczna BAFA. Jeśli już gdzieś podpisano umowę, i tak porozmawiaj z nami: nowy, jeszcze nierozpoczęty projekt wciąż można ustawić we właściwej kolejności.
Jak długo BAFA rozpatruje wniosek?
BAFA nie publikuje stałego czasu rozpatrywania, a my żadnego nie wymyślamy; czas zależy od urzędu i liczby wniosków. To, co kontrolujemy, to kolejność: najpierw wniosek, podpis dopiero po pisemnej odpowiedzi BAFA, i dokładnie wokół tego punktu planujemy z Tobą harmonogram. Wczesne sprawdzenie kwalifikowalności nic Cię nie kosztuje.
Czy BAFA jest tylko dla dużych firm?
Przeciwnie. Förderung unternehmerischen Know-hows jest zaprojektowany właśnie dla małych i średnich firm. Firmy powyżej 249 pracowników albo powyżej 50 milionów EUR przychodu są wykluczone. Większość MŚP zarejestrowanych w Niemczech, łącznie z firmami jednoosobowymi, się kwalifikuje.
Ile razy w roku mogę skorzystać z BAFA?
Firmy zarejestrowane dłużej niż dwa lata mogą wykorzystać do dwóch konsultacji w roku kalendarzowym (rok kalendarzowy, nie dwanaście miesięcy od wniosku). Firmy młodsze niż dwa lata podlegają zasadom Gründungsberatung i mogą wykorzystać jedną konsultację rocznie.
Kiedy przychodzą pieniądze?
Po zakończeniu projektu i złożeniu dokumentacji końcowej przez Ciebie i przez nas. Najpierw płacisz doradcy, potem BAFA po pozytywnej weryfikacji zwraca swoją część na Twoje konto. To model zwrotu: najpierw wydatek, potem refundacja.
Czy doradca musi mieć akredytację BAFA?
Tak. Doradca musi być zarejestrowany w BAFA jako zatwierdzona firma doradcza. Wybierz doradcę bez rejestracji, a wniosek zostanie odrzucony. Hadron jest zugelassener BAFA-Berater i prowadzi cały proces wnioskowy.
Jaka dokumentacja ląduje u mnie, a jaka u Was?
U Ciebie: jeden podpis na wniosku, podstawowe dane firmy (forma prawna, kraj związkowy, liczba pracowników, przychód) i na końcu dowód opłacenia faktury doradcy. U nas: sam wniosek, dokumentacja zakresu doradztwa, złożenie, akta końcowe (Verwendungsnachweis) i korespondencja z BAFA. Po to właśnie jest zugelassener BAFA-Berater: niemiecka biurokracja to nasza strona stołu.
Czy BAFA może zapłacić za licencje Odoo albo serwery?
Nie. BAFA finansuje doradztwo dotyczące systemów, diagnozę, wybór, zakres i wsparcie wdrożeniowe, a nie same licencje czy sprzęt. Dlatego zakres jest pisany wokół doradztwa: analiza, rekomendacje i prowadzenie wdrożenia. Licencje Odoo i infrastruktura to osobny, niedotowany koszt.
Czy możecie zagwarantować, że dostaniemy dotację?
Nie, a każda firma, która gwarantuje dotację, nie gra z Tobą uczciwie. Decyzja zawsze należy do BAFA. Możemy natomiast przygotować Cię do wniosku i poprowadzić dokumentację: audyt daje zdefiniowany zakres, rozpisany budżet, bazowe KPI i harmonogram, których potrzebuje czysty wniosek, a my go składamy i rozliczamy jako Twój zugelassener BAFA-Berater.
Zamień swój plan Odoo w projekt doradczy finansowany z BAFA.
Odblokowują to dwie rzeczy: wiedza, że możesz się kwalifikować, i utrzymanie kolejności, najpierw wniosek, potem umowa. Zajmujemy się jednym i drugim. Umów konsultację, a my sprawdzimy Twoją kwalifikowalność, przygotujemy i złożymy wniosek i, gdy przyjdzie pisemna odpowiedź BAFA, przeprowadzimy doradztwo Odoo: diagnozę, wybór modułów, ułożoną w sekwencję mapę wdrożenia. Licznik konsultacji biegnie w roku kalendarzowym; jedyny prawdziwy termin wyznacza kalendarz. Wychodzisz z zakresem, budżetem, KPI i harmonogramem, które należą do Ciebie, niezależnie od tego, czy dotacja kiedykolwiek wpłynie.
Możesz się kwalifikować, zgodnie z oficjalnym regulaminem BAFA i zależnie od Twojego kraju związkowego. Przygotowujemy wniosek i prowadzimy dokumentację. Nigdy nie gwarantujemy przyznania dotacji. Decyzja zawsze należy do BAFA.
BAFA, explained: the German advisory subsidy for your Odoo project.
BAFA is a real, established programme that pays back a share of what you spend on qualified business advisory. For a German-registered SME, that includes the Odoo advisory we do: the Diagnoza audit and the guidance to select, scope and roll out your ERP. This page explains the programme in plain English, what it is, who qualifies, how much comes back by Bundesland, and the one rule that trips most people up, so you know exactly where you stand before you book a consultation.
The order decides everything: first the BAFA application, then the advisory contract. Talk to us before you sign anything, with us or with anyone else. You may qualify, subject to the official BAFA rules and your Bundesland. The award is BAFA's decision. We never guarantee funding. What we do guarantee is that, as a zugelassener BAFA-Berater, we prepare and handle the paperwork.
What BAFA actually is, in one honest paragraph.
BAFA is short for Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, the German Federal Office for Economic Affairs and Export Control. It runs a subsidy programme called Förderung unternehmerischen Know-hows, the promotion of entrepreneurial know-how. The idea is straightforward: German taxpayers co-fund part of the cost of professional advisory for small and medium enterprises, because well-advised companies grow faster, hire more people and pay more tax. The mechanic is equally simple. You pay the adviser the full fee. BAFA reimburses a share of that fee, a flat 50 or 80 percent depending on your Bundesland, paid back to your account after the advisory is completed, documented and closed. It is a grant, not a loan: nothing to repay.
One rule matters more than any other: the application is submitted before you sign the advisory contract. A contract signed before the application makes that exact project, as a rule, no longer fundable; there is no retroactive funding. We cover this in full below.
The rate depends on where your company is registered.
Two things set the amount: which Bundesland your company sits in, and how many BAFA consultations you have already used this calendar year. Here is the honest range, not a single flattering number.
| Region | Bundesländer | BAFA rate | Max reimbursed per consultation | Max per year (2 consultations) |
|---|---|---|---|---|
| General rate (incl. Berlin) | Berlin and every Bundesland without a raised rate | 50 percent | ~1,750 EUR | ~3,500 EUR |
| Specific structurally weak new Bundesländer | only specific structurally weak new Bundesländer, never Berlin | up to 80 percent | up to ~2,800 EUR | up to ~5,600 EUR |
Read the numbers honestly. Berlin and the general rate are a flat 50 percent, that is the number most companies work with. The higher rate, a flat 80 percent, applies only to specific structurally weak new Bundesländer and never to Berlin. So BAFA reimburses either a flat 50 or a flat 80 percent depending on your Bundesland, two flat rates rather than a sliding scale. On a 3,500 EUR audit, that means roughly 700 or 1,750 EUR of net cost to you after subsidy, not a promise. The full worked example is further down.
| Times used this calendar year | Remaining slots | Max qualified cost | Max reimbursed (up to 80) | Max reimbursed (50) |
|---|---|---|---|---|
| 0 (first time) | 2 consultations | ~7,000 EUR | up to ~5,600 EUR | ~3,500 EUR |
| 1 | 1 consultation | ~3,500 EUR | up to ~2,800 EUR | ~1,750 EUR |
| 2 | none | 0 | not eligible | not eligible |
Companies registered for less than two years fall under the Gründungsberatung rules and can apply for at most one consultation per year, regardless of Bundesland. If that is you, use the single consultation strategically, the Diagnoza audit is a strong use of it, because it maps the whole business before you commit to a build.
Application first. Contract second. Never the other way around.
This is the single most expensive mistake in the whole process, and it is entirely avoidable. Your BAFA application must be submitted before you sign the advisory contract (the Beratervertrag) and before any advisory work begins. That order is part of the programme rules, not our caution: a contract signed before the application makes that exact project, as a rule, no longer fundable, because there is no retroactive funding. This is precisely why we structure the engagement so the paperwork comes first and the work comes second. As your zugelassener BAFA-Berater, we prepare and submit the application, and nothing is signed until BAFA's written reply to it is on the table.
The order that gets funded: check eligibility, then apply, then wait for BAFA's written reply, then sign, then build. We handle the paperwork; you provide one signature and the basic company information.
Most German-registered SMEs qualify. Here is the honest checklist.
What decides eligibility is where the company is registered and how it is structured, not the nationality of the owner. Polish founders running a German GmbH or UG apply on exactly the same terms as any German company.
- Registered in Germany: the company must be registered in the Federal Republic.
- An SME: under 250 staff (FTE) and under 50 million EUR annual net revenue.
- Eligible legal form: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, AG, OHG, KG, Einzelunternehmen, Freiberufler.
- Not in insolvency proceedings (Insolvenzverfahren).
- Project not yet started: the advisory contract is not signed before the application is submitted.
- Pure business consultancies (Unternehmensberater): the sector itself is excluded as a beneficiary.
- Lawyers and notaries, in the practice of the legal profession.
- Grant and subsidy-acquisition advisers: a conflict of interest with the programme.
- Independent insurance advisers.
- Non-profits and associations (Verein), charitable organisations.
- Public bodies (Körperschaft des öffentlichen Rechts).
- Primary agricultural production as the main activity.
| Legal form | Eligible | Note |
|---|---|---|
| GmbH | Yes | Standard eligibility |
| UG (haftungsbeschränkt) | Yes | Standard eligibility |
| GmbH & Co. KG | Yes | Standard eligibility |
| AG | Yes | Standard eligibility |
| OHG / KG | Yes | Standard eligibility |
| Einzelunternehmen / Freiberufler | Yes | Eligible unless in an excluded sector |
| Verein (association) | No | Non-profit is excluded |
| Public body | No | Körperschaft des öffentlichen Rechts |
Some regulated professions (for example physiotherapists, midwives, doctors, Heilberufe) can use BAFA only for advisory not directly tied to practising the profession, for example digitalising practice administration or a patient-management system. Scope is what decides it. If you are in a regulated or borderline sector, talk to us before you apply so we can check your specific case.
Note on the consultancy exclusion: a pure Unternehmensberatung cannot be a BAFA beneficiary. If your own company sells business consulting, digitalising your internal operations and systems may still qualify, but the sector rule is strict. We check this before any application, we do not let you sign into a rejection.
Here, BAFA funds the Odoo advisory. Not a website. Your operations.
This is the part that is different from every other BAFA page you may have seen. We do not use your BAFA budget on a website, SEO, or social media. We use it on the advisory that fixes how your business runs: the diagnosis of where it leaks, and the guidance to select, scope and roll out an ERP that closes the leak. Below is exactly what sits inside the BAFA scope with us.
- The Diagnoza audit: the paid Growth Constraint Diagnosis and 39-KPI scan across 7 dimensions that measures where your business actually breaks and locks the scope of the project.
- Process digitalisation advisory: mapping current-state processes and defining how they move from spreadsheets, email and disconnected apps to one connected system.
- ERP and CRM selection and rollout guidance: which modules, in what order, at what cost, and how to implement them without ripping and replacing later.
- Production and MRP advisory: work centers, bills of materials, routing, and how the shop floor, inventory and orders finally see each other.
- Process and sales optimisation: pipeline structure, quote-to-invoice flow, throughput and where capacity is lost.
- The locked, sequenced implementation roadmap: the defined scope, itemized budget, baseline KPIs and phased timeline that a BAFA application needs, produced as a byproduct of the audit.
- Websites, web design and web development.
- SEO and local-visibility work.
- Social media, content production and advertising campaigns.
- Software licences and hardware purchases (BAFA funds the advisory about systems, not the licences themselves).
What BAFA funds here: the Odoo advisory for your operations: process digitalisation, ERP and CRM selection and rollout, production and MRP, process and sales optimisation. BAFA funds the advisory itself, not the website and marketing execution listed above.
BAFA funds advisory: analysis, recommendations, strategy and implementation guidance, not pure execution in isolation. An Odoo project naturally combines the advisory element (diagnose, select, scope, guide the rollout) with a delivery element, and the way the scope is defined and documented decides eligibility. That is exactly the part we handle. We define the scope so the advisory content is clear and the application is clean. Talk to us before applying so the scope is right the first time.
From decision to reimbursement, without the German bureaucracy landing on you.
Zugelassener BAFA-Berater is not a sales title, it is a role in the procedure: without the accreditation an application has no chance, with it the adviser carries the paperwork. We carry it. Your side is one signature and the basic company information. Here is the honest order of events.
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1
Check eligibility.
We confirm your SME status, Bundesland, employee count and BAFA history, and tell you plainly whether you may qualify and roughly what may come back. No obligation. And the one rule applies from minute one: nothing is signed yet, with anyone.
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2
Apply, before anything is signed (the critical step).
On the strength of the planned Odoo advisory scope, we prepare and submit the formal BAFA application. Your side is one signature and the basic company details. We handle the rest of the paperwork and the submission. Nothing is signed and no work begins before the application is in and BAFA has replied.
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3
BAFA reviews the application and replies in writing.
BAFA reviews the application. The programme does not publish a fixed processing time, so we do not invent one; the duration depends on the office and the volume of applications. As a rule, the next step waits until BAFA's written reply is on the table.
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4
Sign the Beratervertrag and start.
Now, in the right order, you sign the advisory contract and receive the invoice. The project can begin.
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5
Run the advisory project.
The real work happens here: the Diagnoza audit, the process and ERP diagnosis, the module selection and sequencing, the production and process guidance, the locked roadmap. The delivery timeline is agreed in the contract.
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6
Submit the closing documentation (Verwendungsnachweis).
After the work is complete, we prepare the documentation of what was delivered. You confirm it with a signature and provide proof the invoice was paid. We deliver the complete file to BAFA.
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7
Reimbursement lands.
After a positive review, BAFA transfers its share directly to your account. You paid the adviser first; BAFA pays back its share after.
You spend first. BAFA reimburses after.
The order is always: you spend first, BAFA reimburses after. Neither the audit nor the implementation is paid up front by BAFA. That is not a catch, it is the reason a locked, costed audit matters: you walk in knowing your real net exposure before you commit, not guessing at it. A flat 50 or 80 percent by Bundesland, a share, after spend, subject to the official rules, never guaranteed.
We prepare and handle the application and the closing file. The award is BAFA's decision. We never guarantee it.
What the 3,500 EUR audit actually nets you, by Bundesland.
The Diagnoza audit is 3,500 EUR net. It qualifies as Unternehmensberatung and is BAFA-eligible for a German SME. Here is the worked range, both ends, so there is no single flattering number doing the talking. You can redo the math yourself: the fee times your Bundesland's rate is the reimbursement, the rest is your net cost.
So the audit nets roughly 700 or 1,750 EUR depending on your Bundesland: a flat 80 percent reimbursement in specific structurally weak new Bundesländer, or a flat 50 percent elsewhere, including Berlin. Two flat rates, not a single fixed net figure, and the award is always BAFA's decision.
And the fee works twice. It credits toward your Odoo build, so it is the first payment on the system, not an extra cost. And its output, the defined scope, itemized budget, KPI baseline and timeline, is exactly what the BAFA application needs. One fee, two assets, then the subsidy lowers the net on top.
A few honest words. This page explains BAFA (Förderung unternehmerischen Know-hows, run by the Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) and is informational; it does not replace the official BAFA guidelines on bafa.de. Rates vary by Bundesland: Berlin and the general rate are 50 percent, and a flat 80 percent applies only to specific structurally weak new Bundesländer and never to Berlin, so the audit nets roughly 700 or 1,750 EUR, two flat rates rather than a sliding range. You may qualify, subject to the official BAFA rules and your Bundesland. We prepare you to apply and, as a zugelassener BAFA-Berater, handle the paperwork. We never guarantee an award. The award is always BAFA's decision.
The BAFA questions a serious buyer asks.
What is BAFA?
BAFA is the Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, the German Federal Office for Economic Affairs and Export Control. It runs a subsidy programme called Förderung unternehmerischen Know-hows that co-funds business advisory for small and medium enterprises, covering from 50 or 80 percent of the cost depending on your Bundesland. It is a grant, not a loan, so nothing is repaid.
Can a Polish-owned company in Germany get BAFA?
Yes. What counts is that the company is registered in Germany (GmbH, UG, Einzelunternehmen and others), not the nationality of the owner. Polish founders running a German company apply on the same terms as any German firm, and we handle the German-language paperwork for you.
How much can I get, and on what?
Up to 50 percent under the general rate including Berlin, and up to 80 percent only in specific structurally weak new Bundesländer, on a maximum qualified cost of around 3,500 EUR per consultation, up to two consultations per calendar year for established SMEs. Here, the budget goes to the Odoo advisory: the Diagnoza audit and ERP implementation guidance, process digitalisation, production and MRP, process and sales optimisation.
What is the BAFA rate, really? I have seen "up to 80 percent."
It depends on your Bundesland. Berlin and the general rate are a flat 50 percent. The higher rate, a flat 80 percent, applies only to specific structurally weak new Bundesländer and never includes Berlin. So BAFA reimburses either 50 or 80 percent by Bundesland, two flat rates rather than a sliding scale, and the 3,500 EUR audit nets roughly 700 or 1,750 EUR after subsidy, never a single fixed net figure. The award is always BAFA's decision.
Can I apply after I have already signed the advisory contract?
For that exact project, as a rule, no. The application must be submitted before the advisory contract is signed and before the work starts; a contract signed first makes that project, as a rule, no longer fundable, because there is no retroactive funding. The details are set by the official BAFA guideline. If you have already signed somewhere, talk to us anyway: a new, not yet started project can still be set up in the correct order.
How long does the BAFA processing take?
BAFA does not publish a fixed processing time, and we will not invent one; the duration depends on the office and the volume of applications. What we can control is the order: the application goes in first, nothing is signed until BAFA's written reply is in, and we plan the project timeline with you around exactly that point. Starting the eligibility check early costs you nothing.
Is BAFA only for large companies?
The opposite. Förderung unternehmerischen Know-hows is designed specifically for small and medium enterprises. Companies over 249 staff or over 50 million EUR in revenue are excluded. Most German-registered SMEs, including one-person companies, qualify.
How many times a year can I use BAFA?
Companies registered for more than two years can use up to two consultations per calendar year (a calendar year, not twelve months from the application). Companies younger than two years fall under the Gründungsberatung rules and can use one consultation per year.
When does the money arrive?
After the project is finished and the closing documentation is submitted by you and by us. You pay the adviser first, then BAFA reimburses its share to your account after a positive review. It is a reimbursement model: spend first, reimbursed after.
Does the consultant have to be BAFA-certified?
Yes. The adviser must be registered with BAFA as an approved consultancy. Choose an unregistered adviser and the application is rejected. Hadron is a zugelassener BAFA-Berater and handles the entire application process.
What paperwork lands on me, and what lands on you?
On you: one signature on the application, the basic company information (legal form, Bundesland, employee count, revenue), and at the end proof that the adviser's invoice was paid. On us: the application itself, the documentation of the advisory scope, the submission, the closing file (Verwendungsnachweis) and the correspondence with BAFA. That is the point of a zugelassener BAFA-Berater: the German bureaucracy is our side of the table.
Can BAFA pay for the Odoo software licences or the servers?
No. BAFA funds the advisory about systems, the diagnosis, the selection, the scoping and the implementation guidance, not the licences or hardware themselves. That is why the scope is written around the advisory: analysis, recommendations and rollout guidance. The Odoo licences and infrastructure are a separate, non-subsidised cost.
Can you guarantee we will get the grant?
No, and any firm that guarantees a grant is not being straight with you. The award is always BAFA's decision. What we can do is make you application-ready and handle the paperwork: the audit produces the defined scope, itemized budget, baseline KPIs and timeline a clean application needs, and we submit and close it as your zugelassener BAFA-Berater.
Turn your Odoo plan into a BAFA-funded advisory project.
Two things unlock it: knowing you may qualify, and keeping the order, application before contract. We handle both. Book a consultation and we check your eligibility, prepare and submit the application, and, once BAFA's written reply is in, run the Odoo advisory: the diagnosis, the module selection, the sequenced roadmap. The consultation count runs per calendar year; the only real deadline is the one the calendar sets. You leave with a scope, a budget, KPIs and a timeline you own, whether or not any award ever lands.
You may qualify, subject to the official BAFA rules and your Bundesland. We prepare the application and handle the paperwork. We never guarantee the award. The award is always BAFA's decision.
BAFA, erklärt: der deutsche Beratungszuschuss für Ihr Odoo Projekt.
BAFA ist ein reales, etabliertes Förderprogramm, das einen Teil Ihrer Ausgaben für qualifizierte Unternehmensberatung zurückerstattet. Für ein in Deutschland registriertes KMU schließt das die Odoo-Beratung ein, die wir leisten: das Diagnoza-Audit und die Begleitung bei Auswahl, Zuschnitt und Einführung Ihres ERP. Diese Seite erklärt das Programm in klarer Sprache: was es ist, wer sich qualifizieren kann, wie viel je nach Bundesland zurückfließt und die eine Regel, an der die meisten scheitern. So wissen Sie genau, wo Sie stehen, bevor Sie ein Beratungsgespräch buchen.
Die Reihenfolge entscheidet: erst der BAFA-Antrag, dann der Beratungsvertrag. Sprechen Sie mit uns, bevor Sie irgendwo unterschreiben. Ihr Unternehmen kann förderfähig sein, vorbehaltlich der offiziellen BAFA-Programmbedingungen und Ihres Bundeslandes. Die Bewilligung ist die Entscheidung des BAFA. Wir garantieren niemals eine Förderung. Was wir garantieren: Als zugelassener BAFA-Berater bereiten wir die Unterlagen vor und übernehmen den Papierkram.
Was BAFA wirklich ist, in einem ehrlichen Absatz.
BAFA steht für Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Das Amt betreibt ein Förderprogramm namens Förderung unternehmerischen Know-hows. Die Idee ist einfach: Der deutsche Steuerzahler übernimmt einen Teil der Kosten professioneller Beratung für kleine und mittlere Unternehmen, weil gut beratene Unternehmen schneller wachsen, mehr Menschen einstellen und mehr Steuern zahlen. Die Mechanik ist ebenso einfach. Sie zahlen dem Berater das volle Honorar. BAFA erstattet einen Anteil dieses Honorars, pauschal 50 oder 80 Prozent je nach Bundesland, ausgezahlt auf Ihr Konto, nachdem die Beratung abgeschlossen, dokumentiert und abgerechnet ist. Es ist ein Zuschuss, kein Kredit: Es ist nichts zurückzuzahlen.
Eine Regel ist wichtiger als alle anderen: Der Antrag wird gestellt, bevor Sie den Beratungsvertrag unterschreiben. Ein Vertrag, der vor dem Antrag unterschrieben wurde, macht genau dieses Vorhaben in der Regel nicht mehr förderfähig; eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Weiter unten erklären wir das im Detail.
Die Förderquote hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen registriert ist.
Zwei Dinge bestimmen den Betrag: in welchem Bundesland Ihr Unternehmen sitzt und wie viele BAFA-Beratungen Sie in diesem Kalenderjahr bereits genutzt haben. Hier ist die ehrliche Spanne, nicht eine einzelne schmeichelhafte Zahl.
| Region | Bundesländer | Förderquote | Max. Erstattung je Beratung | Max. pro Jahr (2 Beratungen) |
|---|---|---|---|---|
| Allgemeiner Satz (inkl. Berlin) | Berlin und jedes Bundesland ohne erhöhten Satz | 50 Prozent | ~1.750 EUR | ~3.500 EUR |
| Bestimmte strukturschwache neue Bundesländer | nur bestimmte strukturschwache neue Bundesländer, niemals Berlin | bis zu 80 Prozent | bis zu ~2.800 EUR | bis zu ~5.600 EUR |
Lesen Sie die Zahlen ehrlich. Berlin und der allgemeine Satz liegen bei pauschal 50 Prozent, mit dieser Zahl rechnen die meisten Unternehmen. Der höhere Satz, pauschal 80 Prozent, gilt nur für bestimmte strukturschwache neue Bundesländer und niemals für Berlin. BAFA erstattet also entweder pauschal 50 oder pauschal 80 Prozent je nach Bundesland, zwei feste Sätze statt einer gleitenden Spanne. Bei einem Audit für 3.500 EUR bedeutet das nach Zuschuss grob 700 oder 1.750 EUR Nettokosten für Sie, kein Versprechen. Das vollständige Rechenbeispiel folgt weiter unten.
| In diesem Kalenderjahr genutzt | Verbleibende Beratungen | Max. förderfähige Kosten | Max. Erstattung (bis zu 80) | Max. Erstattung (50) |
|---|---|---|---|---|
| 0 (erstes Mal) | 2 Beratungen | ~7.000 EUR | bis zu ~5.600 EUR | ~3.500 EUR |
| 1 | 1 Beratung | ~3.500 EUR | bis zu ~2.800 EUR | ~1.750 EUR |
| 2 | keine | 0 | nicht förderfähig | nicht förderfähig |
Unternehmen, die seit weniger als zwei Jahren registriert sind, fallen unter die Regeln der Gründungsberatung und können höchstens eine Beratung pro Jahr beantragen, unabhängig vom Bundesland. Wenn das auf Sie zutrifft, setzen Sie die eine Beratung strategisch ein. Das Diagnoza-Audit ist dafür eine starke Verwendung, weil es das gesamte Unternehmen kartiert, bevor Sie sich auf eine Umsetzung festlegen.
Erst der Antrag. Dann der Vertrag. Niemals umgekehrt.
Das ist der teuerste Fehler im gesamten Prozess, und er ist vollständig vermeidbar. Ihr BAFA-Antrag muss gestellt sein, bevor Sie den Beratervertrag unterschreiben und bevor irgendeine Beratungsarbeit beginnt. Diese Reihenfolge ist Teil der Programmregeln, nicht unsere Vorsicht: Ein Vertrag, der vor dem Antrag unterschrieben wurde, macht genau dieses Vorhaben in der Regel nicht mehr förderfähig, denn eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Genau deshalb strukturieren wir das Mandat so, dass der Papierkram zuerst kommt und die Arbeit danach. Als Ihr zugelassener BAFA-Berater bereiten wir den Antrag vor und reichen ihn ein, und unterschrieben wird erst, wenn die schriftliche Rückmeldung des BAFA auf dem Tisch liegt.
Die Reihenfolge, die gefördert wird: Förderfähigkeit prüfen, dann beantragen, dann die schriftliche Rückmeldung des BAFA abwarten, dann unterschreiben, dann umsetzen. Wir übernehmen den Papierkram; von Ihnen kommen eine Unterschrift und die grundlegenden Unternehmensdaten.
Die meisten in Deutschland registrierten KMU kommen infrage. Hier ist die ehrliche Checkliste.
Über die Förderfähigkeit entscheiden Sitz und Struktur des Unternehmens, nicht die Nationalität der Inhaber. Polnische Gründer mit einer deutschen GmbH oder UG beantragen zu exakt denselben Bedingungen wie jedes deutsche Unternehmen.
- In Deutschland registriert: Das Unternehmen muss in der Bundesrepublik registriert sein.
- Ein KMU: unter 250 Beschäftigten (VZÄ) und unter 50 Millionen EUR Jahresumsatz.
- Förderfähige Rechtsform: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, AG, OHG, KG, Einzelunternehmen, Freiberufler.
- Kein laufendes Insolvenzverfahren.
- Projekt noch nicht begonnen: Der Beratungsvertrag wird nicht unterschrieben, bevor der Antrag gestellt ist.
- Reine Unternehmensberatungen: Die Branche selbst ist als Begünstigte ausgeschlossen.
- Rechtsanwälte und Notare in Ausübung ihres Berufs.
- Fördermittel- und Subventionsberater: ein Interessenkonflikt mit dem Programm.
- Unabhängige Versicherungsberater.
- Gemeinnützige Organisationen und Vereine sowie karitative Einrichtungen.
- Öffentliche Träger (Körperschaften des öffentlichen Rechts).
- Landwirtschaftliche Primärproduktion als Haupttätigkeit.
| Rechtsform | Förderfähig | Hinweis |
|---|---|---|
| GmbH | Ja | Regulär förderfähig |
| UG (haftungsbeschränkt) | Ja | Regulär förderfähig |
| GmbH & Co. KG | Ja | Regulär förderfähig |
| AG | Ja | Regulär förderfähig |
| OHG / KG | Ja | Regulär förderfähig |
| Einzelunternehmen / Freiberufler | Ja | Förderfähig, sofern keine ausgeschlossene Branche |
| Verein | Nein | Gemeinnützige sind ausgeschlossen |
| Öffentlicher Träger | Nein | Körperschaft des öffentlichen Rechts |
Einige reglementierte Berufe (zum Beispiel Physiotherapeuten, Hebammen, Ärzte, Heilberufe) können BAFA nur für Beratung nutzen, die nicht unmittelbar an die Berufsausübung gebunden ist, zum Beispiel die Digitalisierung der Praxisverwaltung oder ein Patientenmanagement-System. Der Zuschnitt entscheidet. Wenn Sie in einer reglementierten oder Grenzfall-Branche tätig sind, sprechen Sie mit uns, bevor Sie beantragen, damit wir Ihren konkreten Fall prüfen.
Hinweis zum Ausschluss der Beratungsbranche: Eine reine Unternehmensberatung kann nicht BAFA-Begünstigte sein. Verkauft Ihr eigenes Unternehmen Unternehmensberatung, kann die Digitalisierung Ihrer internen Abläufe und Systeme dennoch förderfähig sein, aber die Branchenregel ist strikt. Wir prüfen das vor jedem Antrag; niemand unterschreibt bei uns in eine absehbare Ablehnung hinein.
Hier fördert BAFA die Odoo-Beratung. Keine Website. Ihre Abläufe.
Dieser Teil unterscheidet sich von jeder anderen BAFA-Seite, die Sie vielleicht gesehen haben. Wir setzen Ihr BAFA-Budget nicht für eine Website, SEO oder Social Media ein. Wir setzen es für die Beratung ein, die verbessert, wie Ihr Unternehmen läuft: die Diagnose, wo es Leistung verliert, und die Begleitung bei Auswahl, Zuschnitt und Einführung eines ERP, das dieses Leck schließt. Unten steht genau, was bei uns im BAFA-Rahmen liegt.
- Das Diagnoza-Audit: die kostenpflichtige Growth-Constraint-Diagnose und der 39-KPI-Scan über 7 Dimensionen, der misst, wo Ihr Unternehmen wirklich hakt, und der den Projektumfang festschreibt.
- Beratung zur Prozessdigitalisierung: Ist-Prozesse kartieren und definieren, wie sie von Tabellen, E-Mail und unverbundenen Apps in ein verbundenes System wandern.
- Begleitung bei ERP- und CRM-Auswahl und -Einführung: welche Module, in welcher Reihenfolge, zu welchen Kosten, und wie sie eingeführt werden, ohne später alles herauszureißen und zu ersetzen.
- Beratung zu Produktion und MRP: Arbeitsplätze, Stücklisten, Arbeitspläne, und wie Fertigung, Lager und Aufträge einander endlich sehen.
- Prozess- und Vertriebsoptimierung: Pipeline-Struktur, der Fluss vom Angebot zur Rechnung, Durchsatz und die Stellen, an denen Kapazität verloren geht.
- Die fixierte, sequenzierte Umsetzungs-Roadmap: der definierte Umfang, das aufgeschlüsselte Budget, die Basis-KPIs und der phasenweise Zeitplan, die ein BAFA-Antrag braucht, entstanden als Nebenprodukt des Audits.
- Websites, Webdesign und Webentwicklung.
- SEO und Arbeit an lokaler Sichtbarkeit.
- Social Media, Content-Produktion und Werbekampagnen.
- Softwarelizenzen und Hardwarekäufe (BAFA fördert die Beratung zu Systemen, nicht die Lizenzen selbst).
Was BAFA hier fördert: die Odoo-Beratung für Ihre Abläufe: Prozessdigitalisierung, Auswahl und Einführung von ERP und CRM, Produktion und MRP, Prozess- und Vertriebsoptimierung. BAFA fördert die Beratung selbst, nicht die oben aufgeführte Website- und Marketing-Ausführung.
BAFA fördert Beratung: Analyse, Empfehlungen, Strategie und Umsetzungsbegleitung, nicht reine Ausführung für sich genommen. Ein Odoo-Projekt verbindet naturgemäß das Beratungselement (diagnostizieren, auswählen, zuschneiden, die Einführung begleiten) mit einem Umsetzungselement, und wie der Umfang definiert und dokumentiert ist, entscheidet über die Förderfähigkeit. Genau diesen Teil übernehmen wir. Wir definieren den Umfang so, dass der Beratungsinhalt klar ist und der Antrag sauber. Sprechen Sie mit uns, bevor Sie beantragen, damit der Zuschnitt beim ersten Mal stimmt.
Von der Entscheidung bis zur Erstattung, ohne dass die deutsche Bürokratie bei Ihnen landet.
Zugelassener BAFA-Berater ist kein Verkaufsargument, sondern eine Rolle im Verfahren: Ohne die Zulassung hat ein Antrag keine Chance, mit ihr trägt der Berater den Papierkram. Wir tragen ihn. Ihr Anteil: eine Unterschrift und die grundlegenden Unternehmensdaten. Hier ist der ehrliche Ablauf.
-
1
Förderfähigkeit prüfen.
Wir prüfen Ihren KMU-Status, Ihr Bundesland, Ihre Beschäftigtenzahl und Ihre BAFA-Historie und sagen Ihnen klar, ob Sie förderfähig sein können und was ungefähr zurückfließen kann. Unverbindlich. Und die eine Regel gilt ab Minute eins: Noch wird nichts unterschrieben, bei niemandem.
-
2
Beantragen, bevor irgendetwas unterschrieben wird (der kritische Schritt).
Auf Basis des geplanten Odoo-Beratungsumfangs bereiten wir den formalen BAFA-Antrag vor und reichen ihn ein. Ihr Anteil: eine Unterschrift und die grundlegenden Unternehmensdaten. Den Rest des Papierkrams und die Einreichung übernehmen wir. Nichts wird unterschrieben und keine Arbeit beginnt, bevor der Antrag beim BAFA liegt und die Rückmeldung da ist.
-
3
Das BAFA prüft den Antrag und meldet sich schriftlich.
Das BAFA prüft den Antrag. Eine feste Bearbeitungszeit veröffentlicht das Programm nicht, also erfinden wir keine; die Dauer hängt vom Amt und von der Antragslage ab. In der Regel gilt: Der nächste Schritt wartet, bis die schriftliche Rückmeldung des BAFA auf dem Tisch liegt.
-
4
Beratervertrag unterschreiben und starten.
Jetzt, in der richtigen Reihenfolge, unterschreiben Sie den Beratervertrag und erhalten die Rechnung. Das Projekt kann beginnen.
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5
Das Beratungsprojekt durchführen.
Hier passiert die eigentliche Arbeit: das Diagnoza-Audit, die Prozess- und ERP-Diagnose, die Modulauswahl und Sequenzierung, die Begleitung zu Produktion und Prozessen, die fixierte Roadmap. Der Zeitplan der Umsetzung wird im Vertrag vereinbart.
-
6
Die Abschlussdokumentation einreichen (Verwendungsnachweis).
Nach Abschluss der Arbeit bereiten wir die Dokumentation des Geleisteten vor. Sie bestätigen sie mit einer Unterschrift und weisen die Zahlung der Rechnung nach. Wir liefern die vollständige Akte an das BAFA.
-
7
Die Erstattung kommt an.
Nach positiver Prüfung überweist das BAFA seinen Anteil direkt auf Ihr Konto. Sie haben den Berater zuerst bezahlt; das BAFA erstattet seinen Anteil danach.
Sie zahlen zuerst. BAFA erstattet danach.
Die Reihenfolge ist immer: Sie zahlen zuerst, BAFA erstattet danach. Weder das Audit noch die Umsetzung wird vom BAFA vorfinanziert. Das ist kein Haken, es ist der Grund, warum ein fixiertes, durchkalkuliertes Audit zählt: Sie kennen Ihre echten Nettokosten, bevor Sie sich festlegen, statt sie zu raten. Je nach Bundesland pauschal 50 oder 80 Prozent, ein Anteil, nach der Ausgabe, vorbehaltlich der offiziellen Regeln, niemals garantiert.
Wir bereiten Antrag und Verwendungsnachweis vor und wickeln beides ab. Die Bewilligung ist die Entscheidung des BAFA. Wir garantieren sie niemals.
Was das 3.500-EUR-Audit netto wirklich kostet, je nach Bundesland.
Das Diagnoza-Audit kostet 3.500 EUR netto. Es qualifiziert als Unternehmensberatung und kann für ein deutsches KMU BAFA-förderfähig sein. Hier ist die durchgerechnete Spanne, beide Enden, damit keine einzelne schmeichelhafte Zahl das Reden übernimmt. Sie können selbst nachrechnen: Honorar mal Förderquote Ihres Bundeslandes ergibt die Erstattung, der Rest sind Ihre Nettokosten.
Netto kostet das Audit also grob 700 oder 1.750 EUR, je nach Bundesland: pauschal 80 Prozent in den strukturschwachen neuen Bundesländern, sonst pauschal 50 Prozent, auch in Berlin. Zwei feste Sätze, keine einzelne feste Nettozahl, und die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
Und das Honorar arbeitet doppelt. Es wird auf Ihre Odoo-Umsetzung angerechnet, ist also die erste Zahlung auf das System, keine Zusatzkosten. Und sein Ergebnis, der definierte Umfang, das aufgeschlüsselte Budget, die KPI-Basislinie und der Zeitplan, ist genau das, was der BAFA-Antrag braucht. Ein Honorar, zwei Werte, und der Zuschuss senkt obendrein die Nettokosten.
Ein paar ehrliche Worte. Diese Seite erklärt BAFA (Förderung unternehmerischen Know-hows, betrieben vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) und dient der Information; sie ersetzt nicht die offiziellen BAFA-Richtlinien auf bafa.de. Die Sätze variieren je nach Bundesland: Berlin und der allgemeine Satz liegen bei 50 Prozent, und pauschal 80 Prozent gilt nur für bestimmte strukturschwache neue Bundesländer und niemals für Berlin, das Audit kostet netto also grob 700 oder 1.750 EUR, zwei feste Sätze statt einer gleitenden Spanne. Ihr Unternehmen kann förderfähig sein, vorbehaltlich der offiziellen BAFA-Regeln und Ihres Bundeslandes. Wir machen Sie antragsbereit und übernehmen als zugelassener BAFA-Berater den Papierkram. Eine Bewilligung garantieren wir niemals. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
Die BAFA-Fragen, die ein ernsthafter Entscheider stellt.
Was ist BAFA?
BAFA ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Es betreibt ein Förderprogramm namens Förderung unternehmerischen Know-hows, das Unternehmensberatung für kleine und mittlere Unternehmen bezuschusst und je nach Bundesland von 50 oder 80 Prozent der Kosten abdeckt. Es ist ein Zuschuss, kein Kredit, es wird also nichts zurückgezahlt.
Kann ein Unternehmen in polnischem Besitz in Deutschland BAFA erhalten?
Ja. Entscheidend ist, dass das Unternehmen in Deutschland registriert ist (GmbH, UG, Einzelunternehmen und andere), nicht die Nationalität der Inhaber. Polnische Gründer mit einem deutschen Unternehmen beantragen zu denselben Bedingungen wie jede deutsche Firma, und wir übernehmen den deutschsprachigen Papierkram für Sie.
Wie viel kann ich bekommen, und wofür?
Bis zu 50 Prozent beim allgemeinen Satz einschließlich Berlin und bis zu 80 Prozent nur in bestimmten strukturschwachen neuen Bundesländern, auf maximal förderfähige Kosten von rund 3.500 EUR je Beratung, bis zu zwei Beratungen pro Kalenderjahr für etablierte KMU. Hier fließt das Budget in die Odoo-Beratung: das Diagnoza-Audit und die Begleitung der ERP-Einführung, Prozessdigitalisierung, Produktion und MRP, Prozess- und Vertriebsoptimierung.
Wie hoch ist die BAFA-Quote wirklich? Ich habe "bis zu 80 Prozent" gesehen.
Das hängt von Ihrem Bundesland ab. Berlin und der allgemeine Satz liegen bei pauschal 50 Prozent. Der höhere Satz, pauschal 80 Prozent, gilt nur für bestimmte strukturschwache neue Bundesländer und schließt Berlin niemals ein. BAFA erstattet also entweder 50 oder 80 Prozent je nach Bundesland, zwei feste Sätze statt einer gleitenden Spanne, und das Audit für 3.500 EUR kostet nach Zuschuss netto grob 700 oder 1.750 EUR, niemals eine einzelne feste Nettozahl. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
Kann ich beantragen, nachdem ich den Beratungsvertrag bereits unterschrieben habe?
Für genau dieses Vorhaben in der Regel nicht. Der Antrag muss gestellt sein, bevor der Beratungsvertrag unterschrieben wird und bevor die Arbeit beginnt; ein zuerst unterschriebener Vertrag macht das Vorhaben in der Regel nicht mehr förderfähig, denn eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Die Details regelt die offizielle BAFA-Richtlinie. Wenn Sie bereits irgendwo unterschrieben haben, sprechen Sie trotzdem mit uns: Ein neues, noch nicht begonnenes Vorhaben lässt sich weiterhin in der richtigen Reihenfolge aufsetzen.
Wie lange dauert die Bearbeitung beim BAFA?
Das BAFA veröffentlicht keine feste Bearbeitungszeit, und wir erfinden keine; die Dauer hängt vom Amt und von der Antragslage ab. Was wir steuern können, ist die Reihenfolge: Der Antrag geht zuerst hinein, unterschrieben wird erst, wenn die schriftliche Rückmeldung des BAFA vorliegt, und genau um diesen Punkt herum planen wir den Zeitplan mit Ihnen. Früh mit der Prüfung der Förderfähigkeit zu starten kostet Sie nichts.
Ist BAFA nur für große Unternehmen?
Das Gegenteil. Förderung unternehmerischen Know-hows ist gezielt für kleine und mittlere Unternehmen gemacht. Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten oder mehr als 50 Millionen EUR Umsatz sind ausgeschlossen. Die meisten in Deutschland registrierten KMU, auch Ein-Personen-Unternehmen, kommen infrage.
Wie oft im Jahr kann ich BAFA nutzen?
Unternehmen, die seit mehr als zwei Jahren registriert sind, können bis zu zwei Beratungen pro Kalenderjahr nutzen (Kalenderjahr, nicht zwölf Monate ab Antrag). Unternehmen, die jünger als zwei Jahre sind, fallen unter die Regeln der Gründungsberatung und können eine Beratung pro Jahr nutzen.
Wann kommt das Geld an?
Nachdem das Projekt abgeschlossen ist und die Abschlussdokumentation von Ihnen und von uns eingereicht wurde. Sie bezahlen zuerst den Berater, dann erstattet das BAFA nach positiver Prüfung seinen Anteil auf Ihr Konto. Es ist ein Erstattungsmodell: zuerst zahlen, danach erstattet bekommen.
Muss der Berater beim BAFA zugelassen sein?
Ja. Der Berater muss beim BAFA als zugelassenes Beratungsunternehmen registriert sein. Wählen Sie einen nicht registrierten Berater, wird der Antrag abgelehnt. Hadron ist zugelassener BAFA-Berater und übernimmt den gesamten Antragsprozess.
Welcher Papierkram landet bei mir, welcher bei Ihnen?
Bei Ihnen: eine Unterschrift auf dem Antrag, die grundlegenden Unternehmensdaten (Rechtsform, Bundesland, Beschäftigtenzahl, Umsatz) und am Ende der Nachweis, dass die Rechnung des Beraters bezahlt ist. Bei uns: der Antrag selbst, die Dokumentation des Beratungsumfangs, die Einreichung, die Abschlussakte (Verwendungsnachweis) und die Korrespondenz mit dem BAFA. Genau dafür gibt es den zugelassenen BAFA-Berater: Die deutsche Bürokratie ist unsere Seite des Tisches.
Kann BAFA die Odoo-Softwarelizenzen oder die Server bezahlen?
Nein. BAFA fördert die Beratung zu Systemen, die Diagnose, die Auswahl, den Zuschnitt und die Umsetzungsbegleitung, nicht die Lizenzen oder die Hardware selbst. Deshalb wird der Umfang um die Beratung herum geschrieben: Analyse, Empfehlungen und Einführungsbegleitung. Die Odoo-Lizenzen und die Infrastruktur sind separate, nicht bezuschusste Kosten.
Können Sie garantieren, dass wir den Zuschuss bekommen?
Nein, und jede Firma, die einen Zuschuss garantiert, ist nicht ehrlich zu Ihnen. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA. Was wir tun können: Sie antragsbereit machen und den Papierkram übernehmen. Das Audit liefert den definierten Umfang, das aufgeschlüsselte Budget, die Basis-KPIs und den Zeitplan, die ein sauberer Antrag braucht, und wir reichen ihn ein und schließen ihn ab, als Ihr zugelassener BAFA-Berater.
Machen Sie aus Ihrem Odoo-Plan ein BAFA-gefördertes Beratungsprojekt.
Zwei Dinge schalten es frei: wissen, dass Sie förderfähig sein können, und die Reihenfolge halten, erst der Antrag, dann der Vertrag. Wir übernehmen beides. Buchen Sie ein Beratungsgespräch, und wir prüfen Ihre Förderfähigkeit, bereiten den Antrag vor, reichen ihn ein und führen, sobald die schriftliche Rückmeldung des BAFA vorliegt, die Odoo-Beratung durch: die Diagnose, die Modulauswahl, die sequenzierte Roadmap. Der Beratungszähler läuft pro Kalenderjahr; die einzige echte Frist setzt der Kalender. Sie gehen mit einem Umfang, einem Budget, KPIs und einem Zeitplan hinaus, die Ihnen gehören, ganz gleich, ob am Ende eine Förderung fließt oder nicht.
Ihr Unternehmen kann förderfähig sein, vorbehaltlich der offiziellen BAFA-Regeln und Ihres Bundeslandes. Wir bereiten den Antrag vor und übernehmen den Papierkram. Eine Bewilligung garantieren wir niemals. Die Bewilligung ist immer die Entscheidung des BAFA.
BAFA, wyjaśnione: niemiecka dotacja na doradztwo dla Twojego projektu Odoo.
BAFA to realny, ugruntowany program, który zwraca część wydatków na kwalifikowane doradztwo biznesowe. Dla MŚP zarejestrowanego w Niemczech (także prowadzonego przez polskich założycieli) obejmuje to doradztwo Odoo, które prowadzimy: audyt Diagnoza oraz wsparcie przy wyborze, zdefiniowaniu zakresu i wdrożeniu ERP. Ta strona wyjaśnia program prostym językiem: czym jest, kto się kwalifikuje, ile wraca w zależności od kraju związkowego i jaka jest ta jedna zasada, na której wykłada się najwięcej firm. Dzięki temu wiesz dokładnie, na czym stoisz, zanim umówisz konsultację.
Kolejność decyduje: najpierw wniosek BAFA, potem umowa doradcza. Porozmawiaj z nami, zanim cokolwiek podpiszesz, u nas czy gdziekolwiek indziej. Możesz się kwalifikować, zgodnie z oficjalnym regulaminem programu BAFA i zależnie od Twojego kraju związkowego. Decyzja o przyznaniu dotacji należy do BAFA. Nigdy nie gwarantujemy finansowania. Gwarantujemy natomiast, że jako zugelassener BAFA-Berater (akredytowany doradca BAFA) przygotowujemy i prowadzimy całą dokumentację.
Czym naprawdę jest BAFA, w jednym uczciwym akapicie.
BAFA to skrót od Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, niemieckiego Federalnego Urzędu Gospodarki i Kontroli Eksportu. Urząd prowadzi program dotacji o nazwie Förderung unternehmerischen Know-hows, czyli wspieranie przedsiębiorczego know-how. Idea jest prosta: niemieccy podatnicy współfinansują część kosztów profesjonalnego doradztwa dla małych i średnich firm, bo dobrze doradzone firmy szybciej rosną, zatrudniają więcej ludzi i płacą wyższe podatki. Mechanika jest równie prosta. Płacisz doradcy pełne honorarium. BAFA zwraca część tej kwoty, płaskie 50 lub 80 procent zależnie od kraju związkowego, przelewem na Twoje konto po zakończeniu, udokumentowaniu i rozliczeniu doradztwa. To dotacja, nie pożyczka: nie ma nic do spłacania.
Jedna zasada jest ważniejsza od wszystkich innych: wniosek składa się, zanim podpiszesz umowę doradczą. Umowa podpisana przed wnioskiem z reguły odbiera temu konkretnemu projektowi kwalifikowalność; nie ma finansowania wstecz. Wyjaśniamy to w całości poniżej.
Stawka zależy od tego, gdzie zarejestrowana jest Twoja firma.
O kwocie decydują dwie rzeczy: w którym kraju związkowym siedzi Twoja firma i ile konsultacji BAFA wykorzystano już w tym roku kalendarzowym. Oto uczciwy przedział, a nie jedna pochlebna liczba.
| Region | Kraje związkowe | Stawka BAFA | Maks. zwrot na konsultację | Maks. rocznie (2 konsultacje) |
|---|---|---|---|---|
| Stawka ogólna (w tym Berlin) | Berlin i każdy kraj związkowy bez podwyższonej stawki | 50 procent | ~1 750 EUR | ~3 500 EUR |
| Wybrane strukturalnie słabsze nowe kraje związkowe | tylko wybrane strukturalnie słabsze nowe kraje związkowe, nigdy Berlin | do 80 procent | do ~2 800 EUR | do ~5 600 EUR |
Czytaj te liczby uczciwie. Berlin i stawka ogólna to płaskie 50 procent, z tą liczbą pracuje większość firm. Wyższa stawka, płaskie 80 procent, dotyczy tylko wybranych strukturalnie słabszych nowych krajów związkowych i nigdy Berlina. BAFA zwraca więc płaskie 50 albo płaskie 80 procent zależnie od kraju związkowego, dwie stałe stawki, a nie płynną skalę. Przy audycie za 3 500 EUR oznacza to po dotacji w przybliżeniu 700 lub 1 750 EUR kosztu netto po Twojej stronie, nie obietnicę. Pełny przykład z wyliczeniem znajduje się niżej.
| Wykorzystane w tym roku kalendarzowym | Pozostałe konsultacje | Maks. koszt kwalifikowany | Maks. zwrot (do 80) | Maks. zwrot (50) |
|---|---|---|---|---|
| 0 (pierwszy raz) | 2 konsultacje | ~7 000 EUR | do ~5 600 EUR | ~3 500 EUR |
| 1 | 1 konsultacja | ~3 500 EUR | do ~2 800 EUR | ~1 750 EUR |
| 2 | brak | 0 | brak kwalifikacji | brak kwalifikacji |
Firmy zarejestrowane krócej niż dwa lata podlegają zasadom Gründungsberatung (doradztwa dla nowych firm) i mogą wnioskować maksymalnie o jedną konsultację rocznie, niezależnie od kraju związkowego. Jeśli to Twoja sytuacja, wykorzystaj tę jedną konsultację strategicznie. Audyt Diagnoza to mocne jej wykorzystanie, bo mapuje całą firmę, zanim zdecydujesz się na wdrożenie.
Najpierw wniosek. Potem podpis. Nigdy odwrotnie.
To najdroższy błąd w całym procesie i jest w pełni do uniknięcia. Wniosek BAFA musi być złożony, zanim podpiszesz umowę doradczą (Beratervertrag) i zanim rozpocznie się jakakolwiek praca doradcza. Ta kolejność to część zasad programu, a nie nasza ostrożność: umowa podpisana przed wnioskiem z reguły odbiera dokładnie temu projektowi kwalifikowalność, bo finansowania wstecz nie ma. Właśnie dlatego układamy współpracę tak, żeby najpierw była dokumentacja, a potem praca. Jako Twój zugelassener BAFA-Berater przygotowujemy i składamy wniosek, a podpis pada dopiero wtedy, gdy pisemna odpowiedź BAFA leży na stole.
Kolejność, która dostaje finansowanie: sprawdź kwalifikowalność, złóż wniosek, poczekaj na pisemną odpowiedź BAFA, podpisz, buduj. My prowadzimy dokumentację; po Twojej stronie jest jeden podpis i podstawowe dane firmy.
Większość MŚP zarejestrowanych w Niemczech się kwalifikuje. Oto uczciwa checklista.
O kwalifikowalności decyduje to, gdzie firma jest zarejestrowana i jak jest zorganizowana, a nie narodowość właściciela. Polscy założyciele prowadzący niemiecką GmbH lub UG wnioskują na dokładnie tych samych zasadach co każda niemiecka firma.
- Rejestracja w Niemczech: firma musi być zarejestrowana w Republice Federalnej.
- Status MŚP: poniżej 250 pracowników (etatów) i poniżej 50 milionów EUR rocznego przychodu netto.
- Kwalifikowana forma prawna: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GmbH & Co. KG, AG, OHG, KG, Einzelunternehmen, Freiberufler.
- Brak postępowania upadłościowego (Insolvenzverfahren).
- Projekt jeszcze nierozpoczęty: umowa doradcza nie jest podpisana przed złożeniem wniosku.
- Firmy zajmujące się wyłącznie doradztwem biznesowym (Unternehmensberater): ta branża jest wykluczona jako beneficjent.
- Adwokaci i notariusze w zakresie wykonywania zawodu prawniczego.
- Doradcy od pozyskiwania dotacji i subwencji: konflikt interesów z programem.
- Niezależni doradcy ubezpieczeniowi.
- Organizacje non-profit i stowarzyszenia (Verein), organizacje charytatywne.
- Podmioty publiczne (Körperschaft des öffentlichen Rechts).
- Podstawowa produkcja rolna jako główna działalność.
| Forma prawna | Kwalifikuje się | Uwaga |
|---|---|---|
| GmbH | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| UG (haftungsbeschränkt) | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| GmbH & Co. KG | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| AG | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| OHG / KG | Tak | Standardowa kwalifikowalność |
| Einzelunternehmen / Freiberufler | Tak | Kwalifikuje się, o ile nie działa w wykluczonej branży |
| Verein (stowarzyszenie) | Nie | Non-profit jest wykluczony |
| Podmiot publiczny | Nie | Körperschaft des öffentlichen Rechts |
Niektóre zawody regulowane (na przykład fizjoterapeuci, położne, lekarze, zawody medyczne) mogą korzystać z BAFA tylko przy doradztwie niezwiązanym bezpośrednio z wykonywaniem zawodu, na przykład przy cyfryzacji administracji praktyki albo systemie zarządzania pacjentami. Decyduje zakres. Jeśli działasz w branży regulowanej lub granicznej, porozmawiaj z nami przed złożeniem wniosku, żebyśmy sprawdzili Twój konkretny przypadek.
Uwaga o wykluczeniu branży doradczej: firma zajmująca się wyłącznie doradztwem biznesowym (Unternehmensberatung) nie może być beneficjentem BAFA. Jeśli Twoja firma sprzedaje konsulting, cyfryzacja Twoich wewnętrznych operacji i systemów nadal może się kwalifikować, ale zasada branżowa jest rygorystyczna. Sprawdzamy to przed każdym wnioskiem; nie pozwolimy Ci podpisać się pod przewidywalną odmową.
Tutaj BAFA finansuje doradztwo Odoo. Nie stronę internetową. Twoje operacje.
To jest część, która różni się od każdej innej strony o BAFA, jaką mogłeś widzieć. Nie wydajemy Twojego budżetu BAFA na stronę internetową, SEO ani social media. Wydajemy go na doradztwo, które naprawia sposób działania Twojej firmy: diagnozę, gdzie firma traci, i wsparcie przy wyborze, zdefiniowaniu zakresu i wdrożeniu ERP, który tę stratę domyka. Poniżej dokładnie to, co u nas mieści się w zakresie BAFA.
- Audyt Diagnoza: płatna diagnoza Growth Constraint i skan 39 KPI w 7 wymiarach, który mierzy, gdzie Twoja firma naprawdę się zacina, i ustala ostateczny zakres projektu.
- Doradztwo w cyfryzacji procesów: mapowanie procesów w stanie obecnym i zdefiniowanie, jak przechodzą z arkuszy, maili i niepołączonych aplikacji do jednego spójnego systemu.
- Wsparcie w wyborze i wdrożeniu ERP i CRM: które moduły, w jakiej kolejności, za ile, i jak je wdrożyć, żeby później nie wyrywać wszystkiego i nie zaczynać od nowa.
- Doradztwo w produkcji i MRP: gniazda robocze, listy materiałowe, marszruty, i jak hala produkcyjna, magazyn i zamówienia wreszcie zaczynają się widzieć.
- Optymalizacja procesów i sprzedaży: struktura pipeline'u, przepływ od oferty do faktury, przepustowość i miejsca, gdzie ginie moc przerobowa.
- Zamknięta, ułożona w sekwencję mapa wdrożenia: zdefiniowany zakres, rozpisany budżet, bazowe KPI i etapowy harmonogram, których potrzebuje wniosek BAFA, powstające jako produkt uboczny audytu.
- Strony internetowe, web design i web development.
- SEO i praca nad lokalną widocznością.
- Social media, produkcja treści i kampanie reklamowe.
- Licencje na oprogramowanie i zakupy sprzętu (BAFA finansuje doradztwo dotyczące systemów, nie same licencje).
Co BAFA tu finansuje: doradztwo Odoo dla operacji Twojej firmy: cyfryzację procesów, wybór i wdrożenie ERP i CRM, produkcję i MRP, optymalizację procesów i sprzedaży. BAFA finansuje samo doradztwo, a nie wymienione wyżej wykonawstwo strony i marketingu.
BAFA finansuje doradztwo: analizę, rekomendacje, strategię i wsparcie wdrożeniowe, a nie czyste wykonawstwo w oderwaniu od reszty. Projekt Odoo w naturalny sposób łączy element doradczy (diagnoza, wybór, zakres, prowadzenie wdrożenia) z elementem wykonawczym, a o kwalifikowalności decyduje to, jak zakres jest zdefiniowany i udokumentowany. Dokładnie tę część bierzemy na siebie. Definiujemy zakres tak, żeby treść doradcza była jasna, a wniosek czysty. Porozmawiaj z nami przed złożeniem wniosku, żeby zakres był właściwy za pierwszym razem.
Od decyzji do zwrotu, bez niemieckiej biurokracji na Twojej głowie.
Zugelassener BAFA-Berater to nie tytuł sprzedażowy, tylko rola w procedurze: bez akredytacji wniosek nie ma szans, z nią doradca niesie dokumentację. My ją niesiemy. Po Twojej stronie jest jeden podpis i podstawowe dane firmy. Oto uczciwa kolejność zdarzeń.
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1
Sprawdzenie kwalifikowalności.
Potwierdzamy Twój status MŚP, kraj związkowy, liczbę pracowników i historię BAFA, i mówimy wprost, czy możesz się kwalifikować i ile mniej więcej może wrócić. Bez zobowiązań. A najważniejsza zasada obowiązuje od pierwszej minuty: na razie nic nie podpisujesz, u nikogo.
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2
Wniosek, zanim cokolwiek podpiszesz (krytyczny krok).
Na podstawie planowanego zakresu doradztwa Odoo przygotowujemy i składamy formalny wniosek BAFA. Po Twojej stronie jest jeden podpis i podstawowe dane firmy. Resztę dokumentacji i samo złożenie bierzemy na siebie. Nic nie jest podpisywane i żadna praca nie rusza, dopóki wniosek nie leży w BAFA i nie ma odpowiedzi.
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3
BAFA rozpatruje wniosek i odpowiada pisemnie.
BAFA rozpatruje wniosek. Program nie publikuje stałego czasu rozpatrywania, więc my go nie wymyślamy; czas zależy od urzędu i liczby wniosków. Z reguły kolejny krok czeka, aż pisemna odpowiedź BAFA leży na stole.
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4
Podpisanie Beratervertrag i start.
Teraz, we właściwej kolejności, podpisujesz umowę doradczą i otrzymujesz fakturę. Projekt może ruszyć.
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5
Realizacja projektu doradczego.
Tu dzieje się właściwa praca: audyt Diagnoza, diagnoza procesów i ERP, wybór i sekwencja modułów, wsparcie w produkcji i procesach, zamknięta mapa wdrożenia. Harmonogram realizacji jest uzgodniony w umowie.
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6
Złożenie dokumentacji końcowej (Verwendungsnachweis).
Po zakończeniu pracy przygotowujemy dokumentację tego, co zostało dostarczone. Ty potwierdzasz ją podpisem i dostarczasz dowód opłacenia faktury. My przekazujemy komplet do BAFA.
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7
Zwrot trafia na konto.
Po pozytywnej weryfikacji BAFA przelewa swoją część bezpośrednio na Twoje konto. Najpierw płacisz doradcy; BAFA zwraca swoją część później.
Najpierw płacisz Ty. BAFA zwraca później.
Kolejność jest zawsze taka sama: najpierw płacisz Ty, potem zwraca BAFA. Ani audyt, ani wdrożenie nie są opłacane przez BAFA z góry. To nie jest haczyk, to powód, dla którego zamknięty, wyceniony audyt ma znaczenie: wchodzisz, znając swój realny koszt netto, zanim się zdecydujesz, zamiast zgadywać. Płaskie 50 lub 80 procent zależnie od kraju związkowego, część kwoty, po wydatku, zgodnie z oficjalnym regulaminem, nigdy nie gwarantowane.
Przygotowujemy i prowadzimy wniosek oraz dokumentację końcową. Decyzja o przyznaniu dotacji należy do BAFA. Nigdy jej nie gwarantujemy.
Ile naprawdę kosztuje Cię netto audyt za 3 500 EUR, zależnie od kraju związkowego.
Audyt Diagnoza kosztuje 3 500 EUR netto. Kwalifikuje się jako Unternehmensberatung (doradztwo biznesowe) i może być objęty BAFA dla MŚP zarejestrowanego w Niemczech. Oto policzony przedział, oba końce, żeby nie przemawiała jedna pochlebna liczba. Możesz to policzyć samodzielnie: honorarium razy stawka Twojego kraju związkowego to zwrot, reszta to Twój koszt netto.
Audyt kosztuje więc netto w przybliżeniu 700 lub 1 750 EUR zależnie od kraju związkowego: płaskie 80 procent w strukturalnie słabszych nowych krajach związkowych albo płaskie 50 procent gdzie indziej, także w Berlinie. Dwie stałe stawki, nie jedna stała kwota netto, a decyzja zawsze należy do BAFA.
A honorarium pracuje podwójnie. Jest zaliczane na poczet Twojego wdrożenia Odoo, więc to pierwsza płatność za system, a nie dodatkowy koszt. A jego rezultat, zdefiniowany zakres, rozpisany budżet, bazowe KPI i harmonogram, to dokładnie to, czego potrzebuje wniosek BAFA. Jedno honorarium, dwa aktywa, a na dodatek dotacja obniża koszt netto.
Kilka uczciwych słów. Ta strona wyjaśnia BAFA (Förderung unternehmerischen Know-hows, program prowadzony przez Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) i ma charakter informacyjny; nie zastępuje oficjalnych wytycznych BAFA na bafa.de. Stawki różnią się między krajami związkowymi: Berlin i stawka ogólna to 50 procent, a płaskie 80 procent dotyczy tylko wybranych strukturalnie słabszych nowych krajów związkowych i nigdy Berlina, więc audyt kosztuje netto mniej więcej 700 lub 1 750 EUR, dwie stałe stawki, a nie płynny przedział. Możesz się kwalifikować, zgodnie z oficjalnym regulaminem BAFA i zależnie od Twojego kraju związkowego. Przygotowujemy Cię do złożenia wniosku i jako zugelassener BAFA-Berater prowadzimy dokumentację. Nigdy nie gwarantujemy przyznania dotacji. Decyzja zawsze należy do BAFA.
Pytania o BAFA, które zadaje poważny decydent.
Czym jest BAFA?
BAFA to Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, niemiecki Federalny Urząd Gospodarki i Kontroli Eksportu. Prowadzi program dotacji Förderung unternehmerischen Know-hows, który współfinansuje doradztwo biznesowe dla małych i średnich firm, pokrywając od 50 lub 80 procent kosztu zależnie od kraju związkowego. To dotacja, nie pożyczka, więc nic się nie spłaca.
Czy firma z polskim właścicielem w Niemczech może dostać BAFA?
Tak. Liczy się to, że firma jest zarejestrowana w Niemczech (GmbH, UG, Einzelunternehmen i inne), a nie narodowość właściciela. Polscy założyciele prowadzący niemiecką firmę wnioskują na tych samych zasadach co każda niemiecka firma, a my prowadzimy za Ciebie niemieckojęzyczną dokumentację.
Ile mogę dostać i na co?
Do 50 procent przy stawce ogólnej obejmującej Berlin i do 80 procent tylko w wybranych strukturalnie słabszych nowych krajach związkowych, przy maksymalnym koszcie kwalifikowanym około 3 500 EUR na konsultację, do dwóch konsultacji w roku kalendarzowym dla MŚP o dłuższym stażu. Tutaj budżet idzie na doradztwo Odoo: audyt Diagnoza i wsparcie wdrożenia ERP, cyfryzację procesów, produkcję i MRP, optymalizację procesów i sprzedaży.
Jaka naprawdę jest stawka BAFA? Widziałem "do 80 procent".
Zależy od kraju związkowego. Berlin i stawka ogólna to płaskie 50 procent. Wyższa stawka, płaskie 80 procent, dotyczy tylko wybranych strukturalnie słabszych nowych krajów związkowych i nigdy nie obejmuje Berlina. BAFA zwraca więc 50 lub 80 procent zależnie od kraju związkowego, dwie stałe stawki, a nie płynną skalę, a audyt za 3 500 EUR kosztuje po dotacji netto w przybliżeniu 700 lub 1 750 EUR, nigdy jedna stała kwota netto. Decyzja zawsze należy do BAFA.
Czy mogę złożyć wniosek po podpisaniu umowy doradczej?
Dla tego konkretnego projektu z reguły nie. Wniosek musi być złożony, zanim podpiszesz umowę doradczą i zanim ruszy praca; umowa podpisana wcześniej z reguły odbiera temu projektowi kwalifikowalność, bo finansowania wstecz nie ma. Szczegóły reguluje oficjalna wytyczna BAFA. Jeśli już gdzieś podpisano umowę, i tak porozmawiaj z nami: nowy, jeszcze nierozpoczęty projekt wciąż można ustawić we właściwej kolejności.
Jak długo BAFA rozpatruje wniosek?
BAFA nie publikuje stałego czasu rozpatrywania, a my żadnego nie wymyślamy; czas zależy od urzędu i liczby wniosków. To, co kontrolujemy, to kolejność: najpierw wniosek, podpis dopiero po pisemnej odpowiedzi BAFA, i dokładnie wokół tego punktu planujemy z Tobą harmonogram. Wczesne sprawdzenie kwalifikowalności nic Cię nie kosztuje.
Czy BAFA jest tylko dla dużych firm?
Przeciwnie. Förderung unternehmerischen Know-hows jest zaprojektowany właśnie dla małych i średnich firm. Firmy powyżej 249 pracowników albo powyżej 50 milionów EUR przychodu są wykluczone. Większość MŚP zarejestrowanych w Niemczech, łącznie z firmami jednoosobowymi, się kwalifikuje.
Ile razy w roku mogę skorzystać z BAFA?
Firmy zarejestrowane dłużej niż dwa lata mogą wykorzystać do dwóch konsultacji w roku kalendarzowym (rok kalendarzowy, nie dwanaście miesięcy od wniosku). Firmy młodsze niż dwa lata podlegają zasadom Gründungsberatung i mogą wykorzystać jedną konsultację rocznie.
Kiedy przychodzą pieniądze?
Po zakończeniu projektu i złożeniu dokumentacji końcowej przez Ciebie i przez nas. Najpierw płacisz doradcy, potem BAFA po pozytywnej weryfikacji zwraca swoją część na Twoje konto. To model zwrotu: najpierw wydatek, potem refundacja.
Czy doradca musi mieć akredytację BAFA?
Tak. Doradca musi być zarejestrowany w BAFA jako zatwierdzona firma doradcza. Wybierz doradcę bez rejestracji, a wniosek zostanie odrzucony. Hadron jest zugelassener BAFA-Berater i prowadzi cały proces wnioskowy.
Jaka dokumentacja ląduje u mnie, a jaka u Was?
U Ciebie: jeden podpis na wniosku, podstawowe dane firmy (forma prawna, kraj związkowy, liczba pracowników, przychód) i na końcu dowód opłacenia faktury doradcy. U nas: sam wniosek, dokumentacja zakresu doradztwa, złożenie, akta końcowe (Verwendungsnachweis) i korespondencja z BAFA. Po to właśnie jest zugelassener BAFA-Berater: niemiecka biurokracja to nasza strona stołu.
Czy BAFA może zapłacić za licencje Odoo albo serwery?
Nie. BAFA finansuje doradztwo dotyczące systemów, diagnozę, wybór, zakres i wsparcie wdrożeniowe, a nie same licencje czy sprzęt. Dlatego zakres jest pisany wokół doradztwa: analiza, rekomendacje i prowadzenie wdrożenia. Licencje Odoo i infrastruktura to osobny, niedotowany koszt.
Czy możecie zagwarantować, że dostaniemy dotację?
Nie, a każda firma, która gwarantuje dotację, nie gra z Tobą uczciwie. Decyzja zawsze należy do BAFA. Możemy natomiast przygotować Cię do wniosku i poprowadzić dokumentację: audyt daje zdefiniowany zakres, rozpisany budżet, bazowe KPI i harmonogram, których potrzebuje czysty wniosek, a my go składamy i rozliczamy jako Twój zugelassener BAFA-Berater.
Zamień swój plan Odoo w projekt doradczy finansowany z BAFA.
Odblokowują to dwie rzeczy: wiedza, że możesz się kwalifikować, i utrzymanie kolejności, najpierw wniosek, potem umowa. Zajmujemy się jednym i drugim. Umów konsultację, a my sprawdzimy Twoją kwalifikowalność, przygotujemy i złożymy wniosek i, gdy przyjdzie pisemna odpowiedź BAFA, przeprowadzimy doradztwo Odoo: diagnozę, wybór modułów, ułożoną w sekwencję mapę wdrożenia. Licznik konsultacji biegnie w roku kalendarzowym; jedyny prawdziwy termin wyznacza kalendarz. Wychodzisz z zakresem, budżetem, KPI i harmonogramem, które należą do Ciebie, niezależnie od tego, czy dotacja kiedykolwiek wpłynie.
Możesz się kwalifikować, zgodnie z oficjalnym regulaminem BAFA i zależnie od Twojego kraju związkowego. Przygotowujemy wniosek i prowadzimy dokumentację. Nigdy nie gwarantujemy przyznania dotacji. Decyzja zawsze należy do BAFA.